A contextualização dos documentos de arquivo supõe sempre pesquisa sobre as atividades desenvolvidas pelo órgão produtor. Quando se pretende classificá-los em uma perspectiva funcional, é indispensável identificar as ações relacionadas com suas diferentes áreas de atuação. Dentre as atividades da Defensoria Pública do Rio Grande do Sul, pode-se mencionar o acolhi- mento às pessoas vítimas de violações; a mediação em casos de disputa de guarda de filhos; e a contestação de ações de despejo. Tais processos correspondem, respectivamente, às seguintes áreas:
Arquivo e capacidade de armazenamento são significados presentes, respectivamente, nas frases dos itens
Leia o texto a seguir e marque a alternativa correta.
A Unidade do Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, é a responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos, a que se refere o artigo 2º, inciso II do Decreto nº 58.052/2012, e deverá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação.
Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:
I. os serviços de protocolo e arquivo dos órgãos e entidades;
II. as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, a que se refere o artigo 11 deste decreto;
III. o Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc;
IV. os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC;
V. o Sistema Estadual de Controladoria - SEC.
Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.
I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário, é uma tarefa de Protocolo.
II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos, é uma tarefa de Protocolo.
Estão corretas as afirmativas:
Sobre a Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, é INCORRETO afirmar:
A Lei nº 12.527/2011 dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios , com o fim de garantir o acesso a informações.
Considerando o que prevê a referida Lei, analise as afirmativas a seguir.
I → Considera-se disponibilidade a qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados.
II → Integridade da informação é a qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, ao trânsito e ao destino.
III → Primariedade é a qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema.
IV → Informação pessoal é aquela relacionada à pessoa natural ou jurídica identificada ou identificável.
Está(ão) correta(s)
Em relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), assinale a alternativa correta.
Em relação à classificação e à ordenação de documentos de arquivo, assinale a alternativa correta.
Segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), é correto afirmar:
1.O primeiro trabalho consolidado de descrição arquivística em nível internacional foi a elaboração da norma para descrição de documentos arquivísticos ISAD( G ), publicada em 1994, abrangendo documentos de todo e qualquer suporte.
2.A NOBRADE é a tradução das normas ISAD( G ) e ISAAR(CPF). Seu objetivo é traduzir as normas internacionais para aplicação à realidade brasileira, de acordo com as determinações do Conselho Internacional de Arquivos (CIA).
3.A NOBRADE advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras. E preceitua formatos de entrada e saída de dados em sistemas de descrição automatizados, buscando interferir ao máximo na forma final em que as descrições são apresentadas.
4.Descrição do geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.
5.Considera-se a existência de seis principais níveis de descrição: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5).
6.Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Considerando a conservação preventiva dos documentos arquivísticos produzidos pela administração pública brasileira como instrumento de prova e informação, é correto afirmar:
1.Não recomendar a utilização de papéis reciclados fabricados apenas com fibras curtas, secundárias não selecionadas, que contenham corantes e lignina para a produção de documentos arquivísticos.
2.O Brasil não tem legislação que descreva as características de qualidade do papel permanente para uso na produção de documentos de arquivo e correlatos. Estes devem ter longevidade e, portanto, devem ser produzidos em papéis de longa permanência.
3.Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
4.Devem ser protegidos da exposição excessiva à luz ultravioleta (UV), assim como à luz visível, quando armazenados ou não. A fonte mais significativa de radiação UV é a luz natural. Tubos fluorescentes também emitem raios UV. Cortinas, venezianas ou filtros deverão ser utilizados para reduzir os danos causados pela luz.
5.Uma faixa de temperatura de 18 a 24°C e uma umidade relativa de 45%, com uma variação diária de apenas ±3%, são as indicações para uma ampla variedade de materiais.
6.Todos os materiais empregados para fixar como grampos, clipes e taxas, causadores de danos, devem ser cuidadosamente removidos e, se absolutamente necessário, substituídos por materiais inoxidáveis.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A inclusão de documentos em um processo, contendo informações relevantes para sua análise, é conceituada como:
A capacidade de um documento arquivístico ser o que diz ser, livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção, é
Na rotina de uma repartição pública, a atividade que consiste na separação de parte da documentação de um ou mais processos para a formação de um novo processo e que depende de autorização e instruções específicas do órgão interessado denomina-se
Uma característica obrigatória dos documentos do padrão ofício é que
Constituem atividades do Protocolo, EXCETO:
