44.
A respeito de técnicas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
Em arquivamento, considerando-se o método alfabético,
as pastas devem ser ordenadas e separadas por
A respeito de noções de arquivamento, assinale V para a
afirmativa verdadeira e F para a falsa.
( ) Os métodos do sistema de acesso direto aos documentos são
o alfabético, a indexação coordenada e o dicionário.
( ) Os sistemas de acesso direto e indireto subdividem-se em
métodos básicos e padronizados.
( ) O método alfabético no qual os assuntos são dispostos
alfabeticamente com divisão hierárquica é o dicionário.
( ) A última etapa da sequência da atividade de arquivamento
em fase corrente é o arquivamento propriamente dito.
As afirmativas são, respectivamente,
Em seus estudos pioneiros sobre avaliação, Schellenberg estabeleceu uma dicotomia entre a qualidade inerente às razões de criação dos documentos de arquivo e aquela que pode possuir para além desse contexto inicial, formulando os conceitos de
Dado um projeto de planejamento arquivístico, há de se considerar a decisão a respeito da centralização ou não de sua estrutura, que, por sua vez, requer uma análise profunda e elaborada, de acordo com rigorosos critérios técnicos. Assinale a alternativa que apresenta a única característica que não pertence ao modelo centralizado de arquivos correntes.
Em relação ao método alfabético, analise as seguintes afirmativas:
I. No caso de sobrenomes precedidos de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, como
parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposição.
II. No caso de arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, quando o nome
começar por artigo, o arquivamento deve considerar esse artigo.
III. Os números que aparecem nos nomes de empresas (ou razões sociais) devem ser escritos
por extenso.
IV. Os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome
da família dos avós maternos.
V. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deverão ser arquivados levando
em conta a numeração do evento.
Está(ão) CORRETA(s), apenas:
Toda finalidade de arquivamento se resume em preservar a documentação, tornando-a útil
como informação. Acerca disso, analise as proposições que seguem.
I. O método geográfico é utilizado quando há preferência pelo arquivo de documentos
segundo uma divisão geográfica preestabelecida. A divisão pode ser por países, estados,
cidades, regiões, distritos, bairros e zonas, dentre outras, dependendo da empresa.
II. O valor de um documento é determinado levando-se em consideração todas as finalidades
que possui e seu tempo de vigência, que, muitas vezes, se subordina a imperativos da lei.
Os documentos são classificados por seu valor em permanente-vitais, permanentes e
temporários.
III. Os arquivos de prosseguimento são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se pode acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências, como cartas
que esperam respostas, duplicatas a receber, faturas a pagar, apólices de seguro que devem
ser renovadas, dentre outros. O arquivo de prosseguimento possibilita ao profissional de
secretariado constante follow up.
IV. O arquivamento mnemônico é um tipo de método alfanúmerico que dá cores aos diversos
grupos de letras, e a cor das guias é dada de acordo com a segunda letra da palavra-chave.
V. O arquivamento variadex é um tipo de método alfabético que procura combinar as letras do
alfabeto de forma a auxiliar a memória. São relacionadas as letras do alfabeto, dando
significado a cada uma delas por meio de uma palavra-chave.
Estão CORRETAS apenas:
Os métodos de arquivamento constituem um tema recorrente na arquivologia e podem ser divididos em duas classes principais: básicos e padronizados. Assinale a alternativa que apresenta o modelo criado pela Remington Rand, que introduziu cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como também a localização de documentos.
A importância dos arquivos cresceu à medida que se desenvolveram os conceitos sociais,
econômicos e culturais da humanidade. O objetivo do arquivo é guardar e conservar os
documentos produzidos e recebidos, além de facilitar o acesso sempre que houver a
necessidade de se localizar alguma informação no menor tempo possível. Abaixo, observa-se
um método de arquivamento, gerado por meio de um método alfabético, que consiste em dar
cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. Assinale a
alternativa que representa o método empregado no exemplo exposto.
Em relação à gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
A ordenação é uma operação física que consiste em colocar o documento no local determinado pelo código ou pelo plano de classificação.
Observe o esquema abaixo:
1 Orçamento 1.1 Rio de Janeiro 1.2 São Paulo 2 Recrutamento 3 Folha de Pagamento 3.1 mar. a jun. de 2012 3.2 jul. a ago. de 2012
O item 1.1 Rio de Janeiro corresponde a um arranjo secundário que utiliza o método
A existência de massas documentais acumuladas pode ser creditada à (aos)
A ordenação de arquivos permanentes deve ser feita por
“Método de acesso a arquivos mais simples. As informações são processadas em ordem, um registro após o outro.
Essa modalidade de acesso é a mais comum, sendo usada, inclusive, por editores e compiladores." Trata-se do acesso
Na Administração Pública é comum a utilização do método alfabético de arquivamento de documentos. Considere a necessidade de arquivamento das pastas funcionais dos seguintes servidores:
1. Marcelo Araújo da Silva.
2. Pedro Alves Silva.
3. Mariana Cláudia Ribeiro.
4. Maryana Beatriz Ribeiro.
5. José Santos Neto.
6. Manuel Faria Soares.
7. Manoel Fonseca Soares.
Pelas regras de alfabetação, as pastas funcionais serão dispostas na seguinte ordem:
