A empresa Arquitetos e Associados S.A. possui seu arquivo organizado pelo método alfabético que classifica o nome do cliente, o número do respectivo projeto, o nome da cidade e o endereço. Não consta o nome do Estado. Hoje, surgiu a necessidade de saber em qual Estado brasileiro a empresa possui maior número de projetos em andamento e o método atual não atende. Será preciso incluir o nome do Estado e reordenar o arquivo de projetos. Entre os métodos de arquivamento lisados a seguir, qual é o indicado para atender à necessidade que surgiu hoje na empresa?
A respeito do arquivamento e da ordenação de documentos de arquivo, julgue o seguinte item.
O método de arquivamento alfanumérico faz parte do sistema indireto de buscas.
O método de arquivamento a ser adotado é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. São métodos básicos de arquivamento:
Um dos métodos de arquivamento mais utilizados é o
O método de arquivamento de documentos chamado “Dicionário" pertence ao grupo _________ que, por sua vez, é uma subdivisão do método _________ .
Assinale a alternativa que preenche, correta e respectivamente, as lacunas.
Como é denominado o método de arquivamento de
documentos que os divide em classes conforme o assunto?
Sobre organização de arquivo e métodos de acesso, avalie as assertivas:
I. Os arquivos correntes ou de primeira idade são aqueles documentos que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram ainda podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
II. Os arquivos permanentes são constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
III. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências de fácil acesso.
IV. Quanto ao gênero podem ser classificados como escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos, informáticos.
V. Quanto ao gênero podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos.
Assinale a alternativa CORRETA:
No departamento de pessoal de um certo órgão público, os dossiês são arquivados mediante uma combinação de número da matrícula e nome do servidor. O método de arquivamento utilizado nesse órgão é o:
O método de arquivamento Alfanumérico é constituído sequencialmente de
Em relação aos métodos de arquivamento, assinale a alternativa CORRETA:
Os métodos de arquivamento dividem-se em duas classes (métodos básicos e métodos padronizados) e integram dois grandes sistemas resultando três sistemas de arquivamento. Qual dos sistemas, a seguir, utilizam-se de instrumentos de pesquisa na recuperação do documento, como índice ou um código?
Em relação a arquivos, há vários métodos de organização existentes. O método usado quando se deseja ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica da repartição, órgão ou instituição recebe o nome de:
No que tange às nomenclaturas que orientam a organização de um arquivo, pode-se afirmar corretamente que
No que diz respeito aos métodos de arquivamento, analise as proposições a seguir.
I. Os métodos de arquivamento são divididos em duas classes: básicos e padronizados. Na
classe dos padronizados, há o método por assunto, o qual não é de fácil aplicação, pois
depende de interpretação dos documentos sob análise.
II. Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos
constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da
pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto.
III. No método numérico dígito-terminal, uma das vantagens é a leitura não convencional dos
números, porém, tem como desvantagem o aumento de erros de arquivamento.
IV. O método de arquivamento variadex, pertencente à classe dos padronizados, é uma
variante do alfabético, no qual as cores foram introduzidas como elementos auxiliares para
facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.
V. No método alfabético, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética,
respeitadas as normas gerais para alfabetização, através de guias divisórias, com as
respectivas letras.
Estão CORRETAS, apenas, as proposições
O controle dos documentos nos órgãos públicos é uma atividade essencial. Primeiro para evitar que documentos públicos sejam extraviados e também para permitir a localização de forma rápida e eficiente. Suponha que processos para autorização de construção civil da Prefeitura (Alvará) sejam mantidos em pastas suspensas e onde cada pasta contém o endereço completo, como nome do logradouro e número de um imóvel. O Ente Público utiliza esta metodologia para manter um histórico de cada imóvel cadastrado. Neste caso, a melhor forma de arquivamento para assegurar o objetivo pretendido seria:
