O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa
e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de
atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e
controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir.
I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e
clientes.
II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e
vencimento de assinaturas de periódicos.
III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos
telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos.
IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de
secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser
abordada.
V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo.
Estão CORRETAS apenas:
A correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação e, por sua vez, pela
emissão e recepção de mensagens. Desse modo, avalie as assertivas a seguir.
I. O secretário não necessita fazer controle das correspondências expedidas e das faturas
encaminhadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, pois o aviso de
recebimento (AR) já é suficiente para controle.
II. A maior importância da correspondência comercial reside no fato de que não podemos
considerá-la simples atividade que tem seus objetivos em si mesma. Ela serve como
instrumento para fechamento de negócios.
III. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de contas a pagar ou
Tesouraria, após o visto do chefe.
IV. As introduções comuns nas correspondências devem ser criativas e sempre estimular o
receptor a continuar a leitura do texto.
V. O secretário nunca deve descartar o material publicitário recebido que não interessa ao
chefe ou a qualquer outro profissional na empresa.
Estão CORRETAS apenas:
O atendimento de telefones é muito importante por envolver a imagem da organização. Assim, nessa tarefa, deve-se
O sigilo profissional é uma característica importante para o desenvolvimento da profissão de Secretário (a) e está presente no Código de Ética Profissional, Capítulo IV, Art. 6o.
Existem diversos tipos de eventos que são realizados de acordo com o objetivo da organização, sendo o Colóquio, por exemplo, um deles, apresentando como característica a reunião fechada, que visa esclarecer determinado tema ou tomar alguma decisão, sendo utilizado por classes de profissionais.
Os documentos mais utilizados e o recebimento de novos documentos constituem o arquivo inativo.
Para o atendimento telefônico de qualidade, é necessário o conhecimento de alguns princípios básicos, como cortesia, tranquilidade, atenção e modulação da voz.
A finalidade da linguagem é comunicar, seja através da fala ou da escrita, visto que, para que haja a comunicação devem existir os seguintes elementos: alguém que comunique, algo a ser comunicado e alguém que receba essa comunicação.
Uma característica importante nas comunicações oficiais é a impessoalidade.
Para desenvolver as atividades secretariais, é necessário que o profissional de secretariado possua a competência técnica e a comportamental, sabendo-se que o(a) Secretário(a) tem competência técnica quando possui o conhecimento e a habilidade (saber e saber fazer) e tem competência comportamental quando possui atitude (querer fazer).
São considerados estilos de liderança a autoritária e a democrática.
As funções do secretário executivo são atualizadas à medida que novas técnicas surgem no cenário mercadológico. Muitas funções agregam, a bem da verdade, atualizações às técnicas existentes, valorizando sua prática através da inserção de novas ferramentas que carregam em si bases conceituais que direcionam ao alcance de resultados. Dentre as alternativas a seguir, assinale aquela que representa o conjunto principal de técnicas inerentes à profissão.
“Os preparativos para o Cerimonial da Presidência que receberá os Chefes de Estado para a reunião de Cúpula do BRICS na próxima semana estão em conformidade com a Agenda estabelecida e as deliberações necessárias ao evento já foram providenciadas. Entretanto as equipes de segurança encontram-se tensas com a proximidade do evento o que tem ocasionado aos demais envolvidos uma crescente ansiedade.” Os profissionais envolvidos na notícia fictícia supracitada refletem um tipo de comportamento antagônico ao conceito de
Um secretário executivo pode atuar como Gestor de Relações Internacionais, pois ao ter domínio de idiomas diferentes do seu idioma nativo, pode conduzir cerimoniais, cumprir protocolos e atender à etiqueta internacional, atuando como gerenciador e mediador de ações de assessoria executiva e gestão de equipes. Esse perfil profissional exige competências específicas, que estão indicadas em todas as alternativas abaixo, exceto uma. Assinale-a.
O secretário executivo evoluiu de uma execução tática para uma gestão estratégica tornando-se o “elo” entre a alta administração e o restante da organização, interagindo dinamicamente com os mais variados setores e níveis hierárquicos, constituindo-se um facilitador entre as áreas. A forma estratégica e empreendedora de assessoramento é ousada, ampliando a atuação com ideias que tragam diferencial à prática, promovendo e mantendo o trabalho em equipe, conduzindo pessoas e grupos ao alcance dos objetivos. Esse modelo de assessoria executiva focado em gestão exige, dentre outras habilidades, que o secretário executivo: I.Entenda o processo organizacional e a interação entre as áreas, gerenciando informações e as novas tecnologias, colocando-as a serviço da pró-atividade, criatividade e inovação. II.Conheça o cenário de constantes mudanças no âmbito cultural, social, econômico e profissional, oferecendo alternativas e possibilidades para que os eventuais impactos sejam revertidos em ações positivas e eficazes. III.Seja capaz de gerenciar conflitos, atuando com Inteligência Emocional, Domínio Próprio e Empatia, no trato com seus subordinados e líderes, promovendo o bem comum a todos. IV.Busque resultados e perceba as necessidades da sua organização, analisando e determinando as atividades futuras, antecipando-se a objetivos e ações a fim de alcançá-los da melhor maneira possível. Quantas dessas habilidades descritas estão corretamente aplicada?
