A exposição de motivo é o documento que é emitido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente com a finalidade de informá-lo sobre algum assunto, propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo.
Administrar o tempo influencia diretamente no desempenho da execução das atividades de um profissional, visto que e-mail, internet, celular, telefone, reunião são considerados vilões do tempo, se mal utilizados.
Mestre de Cerimônias é a pessoa que atua como anfitrião oficial em um evento formal ou informal. Ele é o responsável em apresentar e conduzir o evento do início ao encerramento. O seu discurso e apresentação para os convidados ou plateia deve seguir como padrão as regras de protocolo e cerimonial utilizadas nos diversos tipos de cerimônias e eventos. O evento pode ser uma cerimônia ou solenidade pública, privada ou social. (Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Mestre_de_Cerim%C3%B4nias) Seguem-se cinco indicações acerca dessa função: I.O Mestre de Cerimônias pode ser o secretário, uma vez que foi responsável por toda a organização do evento e conhece todas as etapas da cerimônia e as regras de cerimonial, protocolo e etiqueta. II.O secretário executivo pode ser o Mestre de Cerimônias, pois está acostumado a lidar com diversos meios de comunicação, possuindo total desenvoltura para atuar como Mestre de Cerimônias. III.A atividade de Mestre de Cerimônias não deve ser exercida pelo secretário executivo, pois a atividade exige papéis de condução de eventos especificas. IV.O secretário executivo deve exercer o papel de Mestre de Cerimônias, pois só assim será possível garantir que os objetivos do evento sejam alcançados em sua total plenitude. V.O secretário executivo absorveu, na atualidade, as atividades que antes eram delegadas ao Mestre de Cerimônias, com objetivo de aperfeiçoar os processos de gestão cerimonial a um padrão máximo de excelência. Quantas dessas indicações são corretas?
O trabalho em equipe, nas organizações, é exclusivamente para os empregados da área comercial, não cabendo ao profissional de secretariado a interação com os demais, já que este trabalha apenas com gestores.
O Cerimonial empresarial não possui uma doutrina, uma referência certa, pois é privado, sendo elaborado, exclusivamente, pela empresa.
Em caso da existência de um convidado de honra ou de um homenageado, esse será colocado à esquerda do anfitrião ou da autoridade máxima da localidade.
O arquivo de segunda idade é também conhecido como intermediário ou temporário.
Os elementos para o atendimento de qualidade são o interesse, a disponibilidade, a exatidão da informação, a boa vontade, os conhecimentos do trabalho e, principalmente, a satisfação em estar prestando o serviço.
As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todos os brasileiros, sendo assim, o uso de gíria, de regionalismos vocabulares e de jargão técnico pode facilitar o seu entendimento.
Empreendedor é o indivíduo que exclusivamente cria negócios ou viabiliza ideias.
Hoje, exige-se mais do profissional de secretariado. Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de uma) secretário( A), está CORRETA a seguinte atividade:
Com base no Capítulo VI das Relações com a Empresa, do Código de Ética do Profissional de
Secretariado, analise as seguintes afirmativas, considerando o que compete ao profissional no
pleno exercício de suas atividades.
I. Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação.
II. Atuar como figura-chave no fluxo de informações.
III. Participar de movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com sua atividade
profissional.
IV. Cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto
às entidades de classes a que pertencerem.
V. Ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou
infração.
Está(ão) CORRETA(S), apenas:
Tendo em vista que o gerenciamento do tempo é um dos grandes desafios para todos os
profissionais, é importante destacar que o secretário deve desenvolver e considerar
procedimentos de execução de trabalho que o auxiliem a cumprir suas responsabilidades,
evitando ações que desperdicem tempo. Avalie as proposições a seguir que correspondem às
melhores estratégias para gerenciar o tempo.
I. O profissional de secretariado deve negociar com o executivo os horários de despachos,
sendo aconselhável despachar, no mínimo, duas vezes ao dia.
II. O profissional de secretariado não necessita ter responsabilidades claramente definidas,
pois, com um bom gerenciamento de tempo, consegue atingir os objetivos.
III. É relevante que o profissional de secretariado registre e controle o tempo gasto com suas
atividades rotineiras.
IV. O início de outro trabalho antes de terminar o que está sendo realizado é considerado uma
estratégia para melhor cumprimento de todas as atividades.
V. É aconselhável que o profissional de secretariado apresente os problemas e defina as
soluções apenas com o executivo, não necessitando apresentar sugestões de alternativas
antecipadamente.
Estão CORRETAS apenas as proposições:
A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às
informações. Sendo assim, indique as proposições que estão de acordo com as definições de
documentação.
I. A documentação é um conjunto de técnicas cujos objetivos primordiais são a produção, a
sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.
II. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura
e classificação. No recolhimento, para constituir um serviço de documentação, exige-se
senso de julgamento na escolha dos documentos, cultura geral, discernimento para recolher
o que é útil e imparcialidade na seleção dos documentos. Já a classificação deve seguir
uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
III. A normalização representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que
designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. Os procedimentos
utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos
documentos.
IV. A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, independente de sua
organização, utilização e finalidade.
V. A normalização procura racionalizar a produção, a organização e a difusão das
informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira, estabelece
condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de
relatórios, realização de serviços, obras etc.
Estão CORRETAS apenas:
Leia o texto a seguir.
A secretária como geradora de resultados deve ter a consciência de que pertence à linha de frente da
empresa e, portanto, representa um elo importante nas relações internas e externas (entre o executivo
e a equipe de trabalho; entre a empresa e o consumidor). Tendo em vista que o cliente é o principal foco
de toda empresa, a concorrência só pode ser vencida pela qualidade de atendimento.
(MAZULO, R.; LIENDO, S. Secretária: rotina gerencial, habilidades e comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora
Senac, 2012. p.51.)
Com relação ao atendimento prestado pelo secretário executivo, considere as afirmativas a seguir.
I.Para desempenhar um bom atendimento telefônico, basta ter uma boa voz e falar pausadamente.
II.É importante agendar com os visitantes o melhor horário para atendê-los na empresa.
III.É importante ter sempre papel e caneta para anotar os recados e checar as informações antes do
interlocutor encerrar a ligação.
IV.Elegância e postura são fundamentais não só nas atitudes, mas também no tom de voz, no sorriso,
na vestimenta e nas linguagens verbal e não verbal.
Assinale a alternativa correta.
