Para o desenvolvimento e o crescimento de uma organização, a participação dos empregados é fundamental, sendo necessária a busca constante de eficiência e de eficácia, tendo sempre em vista que a eficiência está relacionada com o resultado e a eficácia, com a ação.
A organização pode disponibilizar o acesso à internet e à intranet, para auxiliar o desenvolvimento das atividades do dia a dia do profissional e a disseminação de comunicações internas respectivamente, entendendo-se por intranet uma rede de computadores privada de uso exclusivo local.
É um fecho de cortesia comum e adequado para uma carta comercial:
Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências estão sendo valorizados
pelas empresas, mas considera-se que a postura ética é essencial a todos os profissionais e,
principalmente, ao de secretariado que ocupa cargo de confiança nas empresas. O profissional
de secretariado deverá considerar em suas ações as orientações constantes no Código de Ética
Profissional. Sobre isso, assinale a alternativa INCORRETA.
Considerando-se um bom relacionamento interpessoal, um profissional de secretariado deve
apresentar as características seguintes.
I. Esse profissional deve procurar ler nas entrelinhas as expectativas do outro, suas
necessidades e limitações. Faz-se, então, necessário que esse profissional se coloque no
lugar do outro, por meio do que se denomina empatia.
II. Ao se relacionar com outras pessoas por meio de e-mails, o profissional de secretariado
deve evitar utilizar textos em letras maiúsculas, uma vez que isso caracteriza que ele está
“gritando" no seu texto.
III. Para uma boa relação interpessoal, o profissional de secretariado deve demonstrar interesse
e capacidade para ouvir não só a pessoa, mas o assunto que está sendo tratado.
IV. A transparência é imprescindível para se estabelecerem relacionamentos alicerçados em
confiança e respeito entre chefes, clientes, coletas e fornecedores, por isso o caráter
sigiloso das informações nem sempre deve ser mantido, quando se busca uma boa relação
interpessoal e a conquista de novas oportunidades.
V. Para uma boa relação interpessoal, os profissionais de secretariado deverão desenvolver
trabalhos em equipe e ter habilidades comportamentais, além de conhecer sua área de
trabalho e ter uma visão global da organização.
Estão CORRETAS apenas:
Assinale a norma que deve ser observada na lavratura de uma ata.
A reunião é um instrumento de trabalho que deve ser utilizado com eficácia e bom senso.
Tendo em vista a relevância do profissional de secretariado para o desenvolvimento de reuniões
eficazes, convém a ele pensar no antes, no durante e no depois desse momento. Sobre esse
instrumento de trabalho, julgue as proposições que seguem.
I. Há empresas que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis existentes no Brasil,
dispensando-se o trabalho da secretária na arrumação da sala. Quando não for o caso de ser
no hotel, essa arrumação dependerá da criatividade da secretária.
II. De acordo com os objetivos e o formato da reunião, a disposição das cadeiras pode ser
realizada considerando-se os seguintes modelos de montagem de salas: tipo diplomática,
tipo escola, tipo pente, tipo paralela, tipo u, tipo triangular, tipo imperial, tipo anfiteatro.
III. Considerando que as reuniões ordinárias são realizadas e previstas de acordo com o
estatuto da empresa, não há a possibilidade de convocação de outras reuniões, em caso de
necessidade de deliberações conjuntas com a diretoria e outros membros.
IV. Para que uma reunião ocorra, às vezes, é necessária a convocação por edital. Em certos
casos processuais, o edital é uma exigência essencial. Como exemplo dessa necessidade de
convocação, podemos citar a venda de bens de menores, arrematações de bens penhorados
etc.
V. Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachás, sobretudo
quando se trata de pessoas desconhecidas. Em pequenas reuniões de pessoas
desconhecidas, podem-se providenciar crachás de mesa.
Estão CORRETAS apenas as proposições:
O profissional de secretariado deve atuar nas empresas por meio de atenção e agilidade na
busca da eficácia do fluxo de informações. Considerando a distribuição das correspondências,
na visão de Veiga (2010), avalie os enunciados seguintes.
I. O secretário deve separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial,
publicidade, jornais e revistas, endereçadas a outros departamentos e ao seu. As
correspondências confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas, entretanto,
alguns secretários estão autorizados pelo chefe a abri-las.
II. Esse profissional deve escrever a lápis nas correspondências as providências que devem ser
tomadas.
III. O secretário deve carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo,
independente do documento.
IV. As correspondências ou os periódicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em
mais de dois departamentos devem ser colocados dentre de uma pasta, com a indicação do
nome dos departamentos e/ou funcionários que lerão o material. A correspondência ou o
periódico não necessariamente precisa ser arquivado após a circulação e rubrica de todos
os interessados.
V. O secretário deve manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima
ou se a data da postagem for importante. Se no papel não constar o endereço, o secretário
deve transcrevê-lo a lápis.
Estão CORRETOS apenas
A Categoria Profissional Diferenciada foi criada através da Portaria 3.103/87 pelo Ministério do Trabalho para acomodar a profissão de Secretária, no ato de sua criação. Atualmente, a legislação que regulamenta o exercício da profissão é
Relacionamento interpessoal é apenas a interação entre os indivíduos de um grupo profissional.
As normas de Cerimonial e Protocolo Oficiais, descritas no Decreto no 70.274, de 9 de março de 1972, visam, principalmente, às precedências
No que tange à ordem de precedência em aviões, é correto afirmar que a pessoa de maior hierarquia é a última a subir e a primeira a descer, sendo o lado direito da janela seu lugar preferencial.
O método mnemônico de arquivamento é caracterizado pelo uso das letras do alfabeto com o objetivo de auxiliar a memória.
A evolução da tecnologia permite, a cada dia, a utilização de mais recursos tecnológicos para a comunicação através de mensagens eletrônicas. Assim como existem regras de atendimento presencial e telefônico, há também regras para o atendimento das mensagens eletrônicas, de modo que o conjunto dessas regras se chama Netiqueta e é também conhecido como Código de Comportamento do Mundo Virtual.
O pronome de tratamento “Vossa Excelência” é usado para Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, sendo que o vocativo "Senhor", para essas autoridades, deve ser seguido do respectivo cargo.
