No que tange aos princípios, aos conceitos e à legislação da arquivística e à gestão, ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos de arquivo, julgue o item seguinte.
Na etapa de registro, os documentos recebidos no protocolo são transformados em processos, com a atribuição de um número específico.
No que tange aos princípios, aos conceitos e à legislação da arquivística e à gestão, ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos de arquivo, julgue o item seguinte.
O processo de juntada de documentos antecedentes é denominado de apensação.
A documentação pode ter diferentes naturezas em função de sua organização, utilidade e finalidade. Assinale a alternativa que INCORRETAMENTE trata deste assunto.
A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Analise as afirmações referentes à gestão de documentos apresentadas abaixo e, em seguida, marque a alternativa em que são indicadas apenas as afirmações corretas.
I. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
II. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermitentes e provisórios.
III. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
IV. Ficará sujeito apenas à responsabilidade administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social.
Dentro do conceito de gestão de documentos, sobre os tipos de arquivo, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.
( ) Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual compete sua administração.
( ) Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso muito frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda eliminação.
( ) Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor secundário.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
Com relação ao escopo da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Determina os documentos que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos e na redução da massa documental produzida.
II. Exige planejamento, organização, coordenação e controle de pessoal, espaço físico, equipamentos, instalações, material e recursos financeiros.
III. Implica em realizar a descrição arquivística dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades.
Está correto o que se afirma em
Sobre a diplomática e as características de um documento, assinale a alternativa correta.
Associe os termos arquivísticos apresentados na coluna à esquerda às afirmativas destacadas na coluna à direita.
A sequência correta é
A finalidade principal da gestão de documentos é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Contudo, ela apresenta outras funções também. Entre estas funções secundárias, pode-se destacar:
Inclui as atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; e a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
A descrição acima se refere a qual fase básica da gestão de documentos?
O descarte consiste na queima de documentos considerados desnecessários. Identifique o item que apresenta a maneira ERRADA de descarte de documentos escolares:
A estrutura de armazenamento em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) deve fazer parte de uma arquitetura tecnológica que permita a preservação e a recuperação a longo prazo dos documentos arquivísticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar:
Na gestão de documentos, o termo “recolhimento” significa:
O documento de arquivo é um dos cernes da Arquivologia. A respeito dele, é correto afirmar:
1.É facultado ao Poder Público Estadual e Municipal a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos administrativos, como instrumento de apoio às Universidades Públicas Federais.
2.Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
3.Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
4.Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, sem ressalvas de sigilo.
5.A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.
6.Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Nas organizações públicas e privadas, a gestão de documentos tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Entre seus benefícios acessórios, pode-se destacar:
