A empresa Protocolo Ltda. precisou obter a certidão negativa de débito estadual para entrar num processo de licitação. A certidão é emitida após consulta do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), realizada pelo órgão público competente. O funcionário, responsável por conseguir a certidão negativa, retirou o cartão CNPJ da empresa, mas precisou assinar o livro de protocolo onde informou seu nome, data e horário da retirada. Demonstre seu conhecimento sobre as atividades de protocolo e assinale a alternativa correta a seguir sobre a finalidade da assinatura na retirada do CNPJ.
“Arquivamento é o conjunto de procedimentos que culmina com a guarda de um documento/processo no arquivo da unidade [...]" (BRASIL, 2013, p. 28). O arquivo de vários documentos em uma pasta dá origem aos Processos.
Sobre as movimentações de documentos que acontecem nas pastas dos processos, analise as assertivas e identifique com V as verdadeiras e com F as falsas.
( ) Apensação é a juntada definitiva entre dois ou mais processos.
( ) Anexação é a juntada temporária entre dois ou mais processos.
( ) Desapensação consiste na separação de dois ou mais processos.
( ) Juntada é a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.
( ) Desmembramento é a separação de parte da documentação de um processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
A alternativa que contém a sequência correta, de cima para baixo, é
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos.
Os documentos podem ser classificados, entre outras formas, de acordo com o grau de sigilo. De acordo com essa classificação relacione a definição apresentada na coluna 1 com a nomenclatura correspondente na coluna 2 (FREIBERGER, Zélia. Gestão de Documentos e Arquivística, 2012):
Assinale a alternativa correta:
A classificação de documentos de arquivo, para fins de organização e recuperação, é realizada com base na
O ato pelo qual determinado documento passa a formar processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido como
Setor responsável pelo recebimento, registros, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos:
No que se refere às atividades de tramitação e expedição de documentos, julgue o item que se segue.
A utilização de sistemas de protocolo informatizados torna dispensável a utilização dos controles de tramitação tradicionais.
A entrega de documentos para um órgão público deve ocorrer através do setor de protocolo, onde o cidadão apresenta seu requerimento e informações pertinentes para a análise do caso. Quando um cidadão protocola um requerimento junto ao Poder público, pode-se afirmar que:
Acerca da gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A avaliação de documentos é uma das atividades precípuas da área de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de temporalidade dos documentos.
Acerca do recebimento, do registro e da distribuição de documentos no protocolo, julgue o item subsequente.
A distribuição de documentos é realizada de acordo com o teor da documentação.
Acerca da gestão da informação e de documentos, julgue o item que se segue.
A tramitação dos documentos, uma das atividades mais importantes durante a fase do seu uso administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos destinatários.
A respeito de arquivologia, julgue o item seguinte.
O protocolo é uma atividade que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo permanente.
Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
Uma das atividades que podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
A nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo, quando do ato da anexação, denomina-se termo de:
