Há diferenças conceituais que são fundamentais para a compreensão de gestão informatizada no âmbito dos arquivos, afim de evitar confusões de entendimento e aplicação metodológica. Com base nesses aspectos, relacione os termos citados na Coluna 1 às suas respectivas definições descritas na Coluna 2.
Coluna 1
1. Gestão arquivística de documentos.
2. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
3. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos.
4. Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Coluna 2
( ) Abarca requisitos de captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.
( ) Trata documentos de maneira compartimentada, não estruturada e que pode ser dividido em captura, armazenamento e distribuição.
( ) Compreendido como um conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficácia da gestão de arquivos.
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Acerca da análise tipológica e dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD), julgue o item que se segue.
A identificação dos metadados do documento de arquivo é feita no momento da criação desse documento
Segundo o CONARQ (2011), alguns procedimentos e operações técnicas de um SIGAD são essenciais para o andamento à gestão arquivística. Considerando essa perspectiva, analise as assertivas abaixo:
1. A captura de um documento de arquivo consiste especificamente na digitalização por meio do uso de softwares de captura e equipamentos que não danifiquem o suporte documental.
2. O registro consiste na descrição arquivística dos documentos digitalizados, já que todos eles possuem guarda permanente e, por isso, devem ser descritos.
3. A presença do processo de avaliação documental é fundamental para um SIGAD, da mesma forma que a classificação de documentos arquivísticos digitais.
4. Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que impliquem na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deve possuir compatibilidade de suporte e formato.
5. Um SIGAD deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos e às informações neles contidas, de forma a exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentação, como monitor de vídeo, impressora, caixa de som e demais equipamentos que forem necessários.
O resultado da somatória dos números correspondentes às assertivas corretas é:
O e-ARQ Brasil é uma referência básica de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ, considerando a existência de um importante legado de documentos em formato digital que necessitam de tratamento adequado. Considerando esse documento, analise as assertivas abaixo:
I. O e-ARQ Brasil baseou-se em normas sobre especificação de requisitos de segurança funcional, gestão de documentos, preservação e metadados.
II. O e-ARQ Brasil foi elaborado em consonância com os padrões, modelos e esquemas de metadados do MoReq 2, e-Government Metadata Standard e o PREMIS Data Dictionary For Preservation Metadata, em sua segunda versão.
III. As principais resoluções que embasaram a elaboração do e-ARQ Brasil foram: Resolução nº 14/2001 e nº 20/2004, do CONARQ.
Quais estão corretas?
Acerca da análise tipológica e dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD), julgue o item que se segue.
É um requisito obrigatório de um SIGAD prover funcionalidades para elaboração de relatórios que apoiem a gestão da tabela de temporalidade e destinação de documentos
A legislação brasileira reconhece a gestão de documentos de arquivo como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Acerca da arquivologia, julgue os itens que se seguem.
Os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos prescindem da aplicação da classificação de documentos devido à existência dos metadados
Analise com atenção os seguintes benefícios:
I – Garantia da preservação adequada de documentos e arquivos importantes
II – Otimização e agilização do processo de busca por informações
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais.
IV – Redução na quantidade de papel a ser utilizada.
A alternativa que apresenta, de forma COMPLETA e CORRETA, os benefícios obtidos com um bom programa de gestão de arquivos é:
Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
I – Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.
II – Otimização do processo de busca por informações.
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
IV – Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma COMPLETA E CORRETA todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:
Há determinados requisitos que caracterizam um SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos). Julgue os itens abaixo e marque a opção que NÃO se aplica às características deste tipo de sistema.
Acerca da gestão eletrônica de documentos arquivísticos e de sistemas informatizados de gestão arquivística, julgue o item subsecutivo.
O uso de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos supre a carência de gestão documental.
Acerca da gestão eletrônica de documentos e da certificação digital, julgue o item que se segue.
A diferença entre um gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) consiste no tratamento compartimentado de documentos que este último realiza.
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é aplicável em sistemas que utilizam documentos digitais e convencionais que são denominados sistemas
Dentre as operações técnicas preconizadas pelo Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (e-Arq Brasil), incluem-se aquelas relacionadas com o controle de acesso. Como medida de segurança, os documentos de acesso restrito são rastreados por meio de
No que se refere às atividades de tramitação e expedição de documentos, julgue o item que se segue.
A utilização de sistemas de protocolo informatizados torna dispensável a utilização dos controles de tramitação tradicionais.
Acerca da gestão eletrônica de documentos e da certificação digital, julgue o item que se segue.
Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicável a sistemas híbridos, devendo, portanto, ser capaz de gerenciar simultaneamente documentos digitais e convencionais.
