De acordo com CHIAVENATO & SAPIRO (2003), pela própria natureza da informação, é necessário que seu processamento aconteça em uma base contínua e em constante evolução, a partir de quatro etapas bem identificadas. Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA, proposta por esses autores.
A seleção do local de um evento consiste na busca e avaliação de lugares potenciais que ofereçam condições de abrigar o evento e que se enquadrem nos seus objetivos e orçamento. Nesse sentido, alguns fatores externos que envolvem o local do evento, podem afetar o planejamento e realização do evento. São fatores externos que podem afetar o planejamento e realização do evento, EXCETO:
A partir da década de 1970, o perfil do profissional de secretariado executivo passou por inúmeras transformações, haja vista o advento dos primeiros cursos de graduação na área nessa época. Com o passar dos anos, o secretário executivo passou a fazer parte do processo de tomada de decisões e tornou-se um agente multifuncional das corporações; deixou de ser um profissional meramente tecnicista e se transformou em um assessor executivo. Em relação a essa evolução do perfil profissiográfico, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir. ( ) O secretário da atualidade possui uma visão holística da organização para a qual trabalha, conhece seus produtos, seus concorrentes, os departamentos, o cenário econômico no qual a empresa está inserida. ( ) O secretário moderno procura informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades. ( ) O perfil do secretário atual é centralizador. Em virtude de ser um agente multifuncional, acaba desempenhando várias atividades sem delegar tarefas, porque detém conhecimento suficiente para isso. ( ) O secretário da atualidade é mantenedor de dados e informações em arquivos, inclusive eletrônicos. Sabe gerenciar as informações: recebe, filtra e divulga. Facilita as comunicações e o relacionamento interpessoal, além de gerenciar rotinas e serviços de suporte. ( ) O advento das novas tecnologias, computadores modernos, softwares de gestão, substituiu por completo o trabalho do secretário executivo da atualidade. Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.
Embora se possa realizar de várias maneiras, a distribuição da correspondência sempre se dará de forma que possa ser controlada.Para chegar a esse resultado,deve-se utilizar aquele que é chamado de livro de :
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de
Geralmente, as empresas têm expectativas em relação às atribuições pertinentes à função desempenhada pelas secretárias. Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente tais características.
O organograma visa desenhar as estruturas organizacionais de maneira simples e menos complexa. Dadas as afirmativas seguintes, I. O objetivo do organograma é representar a organização formal. II. Permite visualizar os órgãos de linha. III. Deve ser simples, conter o essencial e desejável para a compreensão da estrutura organizacional. IV. Precisa ser o mais atualizado possível. V. Demonstra a valência dos órgãos em termos hierárquicos. verifica-se que estão corretas
Faz parte do trabalho do profissional Secretário Executivo receber toda a correspondência e prepará-la para ser recebida pelo executivo. Isto significa que este profissional deve I. verificar se todos os destinátarios daquela correspondência rubricaram-na dando ciência sobre o assunto; II. verificar e classificar toda a correspondência que chegar às suas mãos; III. assinalar pontos importantes na correspondência recebida; IV. organizar o controle de correspondência por ordem cronológica. Verifica-se que
Mediante a complexidade do mundo das organizações, o profissional de secretariado precisa cada vez mais estar capacitado para a tomada de decisão, gerenciamento, processos e assessorar com eficácia os administradores, porque I. a área secretarial tem ganhado maior importância e autonomia no interior das organizações, em razão da atuação dos seus profissionais no gerenciamento das informações que interfere diretamente no processo decisório; II. o profissional secretário passou a exercer apenas a função de “executor de tarefas” e a desempenhar um papel de consultor, facilitador, assessor e empreendedor; III. o profissional secretário transformou-se em um assistente do negócio, assumindo responsabilidades sem supervisão e ampliando seu poder de decisão; IV. o profissional secretário que, além de ter habilidades de escritório, assume responsabilidades e é capaz de tomar decisões no seu campo de atuação. Verifica-se que
Na interação entre as pessoas, é fundamental que se estabeleça um bom canal de comunicação; para tal, é necessário que exista
Na prática de assessoria nas empresas, percebe-se que há uma grande quantidade de solicitações feitas ao profissional secretário executivo, mas será que esse profissional conseguirá realizar tudo que lhe é solicitado? Nesse sentido, observa-se que não é preciso
A organização de eventos vem apresentando uma relevância mundial, tornando-se uma excelente fonte econômica e geradora de benefícios sociais. Dadas as afirmativas seguintes, I. Público – é a quem se destina o evento, podendo ser interno, externo ou misto. II. Implantação – refere-se aos fatores materiais, físicos e humanos que serão utilizados no evento. III. Recursos – é a descrição das etapas, desde a aprovação até seu término. IV. Fatores condicionantes – são decisões e acontecimentos no qual o evento fica condicionado para sua realização. V. Acompanhamento – determina quem fará a coordenação de toda a organização do evento. verifica-se que estão corretas apenas
O registro de correspondência é uma atividade de importância vital para o bom funcionamento das organizações. Dadas as afirmativas seguintes, I. O protocolo da correspondência enviada é a forma de garantir a segurança de seu recebimento. II. No caso de envio de correspondência por SEDEX é suficiente o comprovante e não há necessidade de proceder ao registro numerado. III. O registro de correspondência deve ter os campos data, número de registro, tipo de documento, emitente, assunto, destinatário e pasta de arquivo. IV. Na correspondência recebida ou enviada é importante verificar se ela está ligada a alguma outra. verifica-se que são corretas apenas
Entre as diversas funções administrativas do profissional Secretário Executivo, existe a função de supervisão nas organizações. Dadas as proposições seguintes, I. O objetivo primário da supervisão é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa de qualquer jeito. II. A supervisão serve para motivar o funcionário a alcançar os objetivos. III. Por meio da supervisão pretende-se orientar os funcionários a desenvolver corretamente o seu trabalho. IV. Com a supervisão, o funcionário limita-se a obedecer estritamente às ordens e instruções do seu superior hierárquico. V. Supervisionar é essencialmente motivar e orientar o trabalho, de acordo com as normas avaliadas como sendo as melhores, com foco em cumprir os objetivos. verifica-se que
Nas funções secretariais sob a óptica gerencial, controle significa
