No que diz respeito à comunicação institucional, analise as proposições a seguir.
I. Palavras ambíguas são barreiras à comunicação, assim, o uso de código fechado e de
palavras denotativas deve ser evitado.
II. O jargão técnico, embora seja obstáculo sério à comunicação, serve para proporcionar aos
integrantes de um grupo sentimentos de coesão e autoestima.
III. Relações de poder, autoridade e status são barreiras organizacionais à comunicação.
IV. Para ser efetiva e alcançar o resultado que se espera, a mensagem a ser transmitida
independe do canal utilizado.
V. Conflitos de valores do emissor e do receptor são considerados barreiras interpessoais.
Estão CORRETAS, apenas, as afirmações
Analise a situação hipotética II exposta abaixo com atenção para o comportamento profissional dos envolvidos.
Artêmis trabalha na PROFIN/UEPB, é extremamente competente, solidário com os colegas e de um carisma incomparável. É bastante amigo de Cícero, que é alcoólatra inveterado. Em uma segunda-feira, Cícero, acometido de uma grande ressaca e com bastante sono, envia errada e inadvertidamente um oficio para uma instituição, fato que gera bastante constrangimento e dissabor à PROFIN, uma vez que se tratava de questão delicada que envolvia sigilo. Artêmis descobre a falha imediatamente e resolve, em nome de sua grande amizade com o colega que estava em apuros, “abafar o caso," embora desconsiderando os apelos de Cícero que desejava assumir o erro.
Sobre o comportamento de Artêmis, sua atitude se caracteriza
As características a seguir elencadas são definidores de um dos gêneros da Redação Oficial:
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, em especial do Chefe do Poder Executivo ao do Poder Legislativo para informar a este sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.
Dadas essas características, o gênero assim é definido como:
Com relação a cerimonial e protocolo em eventos, julgue o item subsequente.
Quando o presidente e o vice-presidente da República estiverem impossibilitados de conduzir cerimônias oficiais, a precedência seguirá com o ministro de Estado que estiver presente. Se estiver presente mais de um ministro, a precedência será dada pelo critério de criação histórica do respectivo ministério.
A respeito de gestão secretarial, julgue o item à luz da Lei de regulamentação da profissão de secretariado.
O profissional de secretariado deve atuar com base na gestão secretarial, que envolve, entre os temas relacionados, a gestão de carreira como meio para sua realização profissional.
Acerca de sistemas administrativos e estrutura organizacional, julgue o item subsecutivo.
A metodologia 5S possui como base cinco princípios para otimizar a organização do trabalho e o princípio Seiton refere-se à importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente, correspondendo ao senso de organização
O uso da comunicação telefônica tornou-se imprescindível em todas as áreas. Assim,
correlacione o que o(a ) secretário(a ) deve evitar dizer, em um atendimento telefônico, com a
frase adequada correspondente.
A sequência CORRETA para preenchimento da 2ª coluna é
Quanto às características de gênero dos documentos, assinale a alternativa CORRETA.
Para a conservação dos documentos, deve haver luz e higienização adequadas e controle dos
fatores físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental. Quanto aos
fatores de conservação, analise as seguintes afirmativas.
I. Quanto à iluminação, o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferência, que seja
banhado pela luz solar.
II. Quanto ao layout, o técnico deve considerar uma rigidez do sistema de arquivamento,
dando preferência a arquivos verticais.
III. Quanto ao arejamento, por ser imprescindível garantir uma ventilação constante, deve-se
procurar um sistema de ventilação artificial.
IV. Quanto à iluminação, o excesso de luz é essencial para uma boa conservação do
documento, devendo ser evitado o método de iluminação indireta.
V. Quanto ao layout, baseando-se numa flexibilidade do sistema de arquivamento, os arquivos
podem ser tanto verticais como também horizontais.
Está(ão) CORRETA(S ), apenas:
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardas para sua custódia e divulgação. Os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente, são classificados como
Considere as afirmações a seguir, sobre documentação.
I. Recolhimento, leitura e classificação são fases do processo de documentação.
II. Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção,
sistematização, distribuição e utilização de documentos.
III. Atualmente, a documentação assume uma característica predominantemente estática, que a
impulsiona a alcançar com mais rapidez e eficácia a sua principal funcionalidade.
IV. No sistema numérico de classificação, os documentos são organizados por sua ordem de
entrada, considerando sua ordem alfabética.
V. Em sentido amplo, a reunião e a organização dos conhecimentos que o homem adquiriu
através dos tempos para permitir sua divulgação e utilização é a finalidade da
documentação.
Estão CORRETAS, apenas, as afirmações
A falta de um bom relacionamento interpessoal e de uma boa comunicação entre o executivo e o(a ) secretário( a), bem como entre o(a ) secretário(a ) e os demais funcionários da organização, seus fornecedores, parceiros e clientes torna-se um problema nas organizações. Algumas habilidades, ações desenvolvidas e comportamentos do(a ) secretário(a ) facilitam as relações interpessoais, EXCETO a
Atente para a situação hipotética abaixo transcrita e responda ao que se pede:
Luiz trabalha na PROGEP/UEPB há 3 anos na função de Secretário Executivo. Tem curso superior distinto do de Secretário Executivo, mas tem bom domínio de Inglês e Espanhol. No ato de sua contratação, em 2014, comprovou pelo menos 42 meses de experiência profissional na função de Secretário Executivo em outra instituição.
Diante da situação hipotética, e levando-se em conta o que dispõem as Leis Federais 7.377/85 e 9.261/96, que tratam da regulamentação das profissões de Secretário Executivo e Técnico em Secretariado, julgue os itens abaixo e responda o que se pede.
I- A situação profissional de Luiz na UEPB está irregular já que, para a sua contratação na função de Secretário Executivo, seria exigido apenas de diploma de Curso Superior em Secretariado Executivo.
II- A situação de Luiz é absolutamente regular, uma vez que, segundo a lei, basta a comprovação, para a função pleiteada, de pelo menos 36 meses, junto a exigência de qualquer curso superior.
III- A situação profissional de Luiz na UEPB está irregular já que, para a sua contratação na função de Secretário Executivo, seriam necessários o diploma de Curso Superior em Secretariado Executivo, além de pelo menos 1 ano de experiência comprovada em outra instituição.
IV- O fato de Luiz ser bilíngue para a função de Secretário Executivo é condição primeira e essencial à sua contratação. Razão de sua situação ser absolutamente regular.
É VERDADE o que se afirma:
Acerca do chamado Padrão Oficio, típico da Redação Oficial, julgue cada uma das assertivas abaixo e em seguida responda ao que se pede
I- O ofício, o aviso e o memorando mais se distinguem pela finalidade do que pela forma.
II- A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Assim, é conciso o texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor, enquanto claro é aquele texto através do qual se consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.
III- Na redação dos documentos oficiais, o uso da linguagem técnica deve ocorrer sempre como regra, já que o tecnicismo e a preciosidade devem fazer parte da Redação Oficial.
IV- A diagramação dos documentos que são regidos pelo chamado Padrão Ofício determina que tais documentos deve obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 14 no texto em geral, 12 nas citações, e 11 nas notas de rodapé. Para os símbolos não existentes na fonte Times New Roman pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
V- O memorando é uma forma de comunicação eminentemente externa.
É CORRETO o que se afirma em:
O planejamento das atividades, o controle e a organização do ambiente de trabalho são ações essenciais para o bom desempenho de um Secretário Executivo. Para obter êxito, é necessário que esse profissional observe:
