Um software de construção e gerenciamento de planilhas de dados organiza-se em linhas numeradas e colunas indicadas por letras do alfabeto de 26 letras: A, B, ..., Z. A partir da 27a coluna, são usadas combinações das letras do alfabeto: AA, AB, AC..., AZ, BA, BB, BC..., BZ, ..., ZA, ZB, ZC, ..., ZZ,AAA, AAB, AAC, ..., AAZ, ABA, ABB, ABC..., ABZ... e assim por diante. Um secretário utiliza uma planilha desse software para registrar as correspondências que chegam diariamente ao escritório, durante todos os dias úteis do ano. Ele registra a data na primeira linha de uma coluna e, logo abaixo, em cada linha, as correspondências do dia; no dia seguinte, passa para a próxima coluna e faz o mesmo. Ainda que não haja correspondência em um determinado dia, ele anota a data e deixa o restante da coluna em branco.
Em um ano com 252 dias úteis, se os registros das correspondências forem feitos a partir da coluna A, então a coluna da planilha com o registro da última correspondência será indicada por
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O secretário deve estar sempre atento para receber clientes internos e externos, tratá-los com competência e cortesia e proporcionar a todos um ambiente organizacional positivo. Três atitudes são necessárias na recepção e no atendimento ao cliente: