Para descrever uma atividade de entidade coletiva associada à produção e manutenção de arquivos, fator importante na explicação da proveniência dos documentos, e para ajudar a situá-los no contexto de sua produção e uso, deve-se usar a Norma:
Há diferenças conceituais que são fundamentais para a compreensão de gestão informatizada no âmbito dos arquivos, afim de evitar confusões de entendimento e aplicação metodológica. Com base nesses aspectos, relacione os termos citados na Coluna 1 às suas respectivas definições descritas na Coluna 2.
Coluna 1
1. Gestão arquivística de documentos.
2. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
3. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos.
4. Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Coluna 2
( ) Abarca requisitos de captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.
( ) Trata documentos de maneira compartimentada, não estruturada e que pode ser dividido em captura, armazenamento e distribuição.
( ) Compreendido como um conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficácia da gestão de arquivos.
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Segundo o CONARQ (2011), alguns procedimentos e operações técnicas de um SIGAD são essenciais para o andamento à gestão arquivística. Considerando essa perspectiva, analise as assertivas abaixo:
1. A captura de um documento de arquivo consiste especificamente na digitalização por meio do uso de softwares de captura e equipamentos que não danifiquem o suporte documental.
2. O registro consiste na descrição arquivística dos documentos digitalizados, já que todos eles possuem guarda permanente e, por isso, devem ser descritos.
3. A presença do processo de avaliação documental é fundamental para um SIGAD, da mesma forma que a classificação de documentos arquivísticos digitais.
4. Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que impliquem na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deve possuir compatibilidade de suporte e formato.
5. Um SIGAD deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos e às informações neles contidas, de forma a exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentação, como monitor de vídeo, impressora, caixa de som e demais equipamentos que forem necessários.
O resultado da somatória dos números correspondentes às assertivas corretas é:
No que se refere às normas de descrição arquivística, seja no âmbito brasileiro, ou no âmbito internacional, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A Norma Brasileira de Descrição Arquivística, a NOBRADE, estabelece oito elementos obrigatórios para a descrição de documentos arquivísticos: código de referência, título, data(s), gênero, espécie, classificação, dimensão e suporte, estado de preservação.
( ) A NOBRADE é compatível com a ISDIAH e a ISAAR (CPF), sendo voltada exclusivamente para documentos em fase intermediária e permanente.
( ) A ISDF preconiza que as descrições de funções devem complementar e suplementar descrições de documentos criadas em conformidade com a ISAD(G) e registros de autoridade elaborados de acordo com a ISAAR (CPF).
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Com a rede mundial de computadores, os usuários têm maior oportunidade de acesso on-line a sistemas de informação arquivística que descrevem documentos arquivísticos custodiados por várias e diferentes instituições. A conexão das descrições dos documentos às informações sobre produtores e custodiadores é essencial para fornecer aos usuários uma compreensão global do material arquivístico descrito. Cada norma de descrição tem uma função e, para criar um sistema de informação arquivística mais útil, é conveniente uma descrição separada e normalizada dos custodiadores.
Esse é o objetivo da seguinte Norma:
O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Acerca desse assunto, assinale a alternativa correta.
Conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística.( NOBRADE) a área de contextualização é:
O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade de classificar os estágios pelos quais passam os documentos dentro de uma organização. Sobre essas etapas, analise as afirmativas abaixo e identifique as respostas falsas (F) e verdadeiras (V).
( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos.
( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados frequentemente e conservados em locais de fácil acesso.
( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente, intervalar e permanente.
( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados definitivamente no arquivo central.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.
Acerca da gestão eletrônica de documentos arquivísticos e de sistemas informatizados de gestão arquivística, julgue o item subsecutivo.
O uso de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos supre a carência de gestão documental.
Acerca da gestão eletrônica de documentos e da certificação digital, julgue o item que se segue.
A diferença entre um gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) consiste no tratamento compartimentado de documentos que este último realiza.
Acerca dos instrumentos de descrição de documentos de arquivo, julgue o item subsequente. Considere que as siglas NOBRADE, ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, sempre que empregadas, se referem, respectivamente, à
Norma Brasileira de Descrição Arquivística
Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística
para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias
Norma Internacional para Descrição de Funções
Norma Internacional para Descrição de Instituições com
Acervo Arquivístico
Dada a pluralidade de assuntos e gêneros documentais de acervos arquivísticos, a normalização dos instrumentos de descrição é uma medida considerada inviável.
Para responder à questão considere as informações a seguir extraídas do sistema de contabilidade de uma determinada entidade pública referentes às transações ocorridas no mês de dezembro de 2017:
− Lançamento e arrecadação de Receitas de Serviços no valor de R$ 1.000.000,00.
− Lançamento de Receitas com Taxas no valor de R$ 900.000,00. A receita foi arrecadada pelo valor total do lançamento em janeiro de 2018.
− Recebimento de Transferências Correntes no valor de R$ 8.000.000,00, cujo direito foi reconhecido em dezembro de 2017.
− Empenho, liquidação e pagamento de despesa com Pessoal e Encargos Sociais no valor de R$ 850.000,00 referente a dezembro de 2017.
− Empenho de despesa no valor de R$ 40.000,00 referente à aquisição de material de consumo. O material foi entregue pelo fornecedor e a despesa foi liquidada e paga pelo valor total do empenho em janeiro de 2018. Todo o material adquirido foi utilizado pela entidade pública em janeiro de 2018.
− Empenho de despesa corrente no valor de R$ 8.000,00 referente à contratação de Outros Serviços de Terceiros
– Pessoa Física. O serviço foi prestado e a despesa foi liquidada pelo valor total do empenho em janeiro de 2018. A despesa foi paga pelo valor total do empenho em fevereiro de 2018.
− Amortização de R$ 100.000,00 referentes ao principal de uma Operação de Crédito por Antecipação de Receita Orçamentária.
− Pagamento de R$ 15.000,00 referentes a Restos a Pagar Processados inscritos em 31/12/2016. Os Restos a Pagar eram relativos à aquisição de um veículo.
− Reconhecimento da depreciação mensal do ativo imobilizado no valor de R$ 20.000,00.
− Reconhecimento de perdas de estoque no valor de R$ 9.000,00 decorrentes do ajuste ao valor realizável líquido.
Com base nessas transações tomadas em conjunto e de acordo com o regime de competência, o aumento no valor do ativo total no mês de dezembro de 2017 foi, em reais,
Data, lugar, jurisdição, ocupação e epíteto constituem elementos que permitem distinguir entidades cujos nomes são similares. De acordo com a ISAAR-CPF, tais elementos compõem os chamados
Acerca da gestão eletrônica de documentos e da certificação digital, julgue o item que se segue.
Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicável a sistemas híbridos, devendo, portanto, ser capaz de gerenciar simultaneamente documentos digitais e convencionais.
Com base na Portaria Normativa/SEGRT/MP nº 04, de 10 de março de 2016 (Assentamento Funcional Digital), considere as seguintes afirmativas:
1- O Assentamento Funcional Digital é considerado documento arquivístico e deverá observar as orientações emanadas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
2- O Assentamento Funcional Digital será único por servidor, cabendo aos órgãos e entidades do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal a responsabilidade pela inclusão de documentos e respectiva atualização.
3- A digitalização do legado poderá ser realizada com o auxílio de serviços de terceiros, ficando a cargo de cada órgão ou entidade do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal a contratação e gestão desses serviços.
4- O Arquivo Nacional, por intermédio do CONARQ, promoverá a capacitação de servidores e empregados públicos dos órgãos e entidades para a operacionalização do SEI-AFD.
Assinale a alternativa correta.
