A documentação é basicamente dinâmica, não tendo mais um caráter estático de simples arquivo. Assinale a alternativa que apresenta uma das fases principais do processo de documentação:
São espécies de arquivos públicos:
Assinale a norma que deve ser observada na lavratura de uma ata.
A reunião é um instrumento de trabalho que deve ser utilizado com eficácia e bom senso.
Tendo em vista a relevância do profissional de secretariado para o desenvolvimento de reuniões
eficazes, convém a ele pensar no antes, no durante e no depois desse momento. Sobre esse
instrumento de trabalho, julgue as proposições que seguem.
I. Há empresas que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis existentes no Brasil,
dispensando-se o trabalho da secretária na arrumação da sala. Quando não for o caso de ser
no hotel, essa arrumação dependerá da criatividade da secretária.
II. De acordo com os objetivos e o formato da reunião, a disposição das cadeiras pode ser
realizada considerando-se os seguintes modelos de montagem de salas: tipo diplomática,
tipo escola, tipo pente, tipo paralela, tipo u, tipo triangular, tipo imperial, tipo anfiteatro.
III. Considerando que as reuniões ordinárias são realizadas e previstas de acordo com o
estatuto da empresa, não há a possibilidade de convocação de outras reuniões, em caso de
necessidade de deliberações conjuntas com a diretoria e outros membros.
IV. Para que uma reunião ocorra, às vezes, é necessária a convocação por edital. Em certos
casos processuais, o edital é uma exigência essencial. Como exemplo dessa necessidade de
convocação, podemos citar a venda de bens de menores, arrematações de bens penhorados
etc.
V. Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachás, sobretudo
quando se trata de pessoas desconhecidas. Em pequenas reuniões de pessoas
desconhecidas, podem-se providenciar crachás de mesa.
Estão CORRETAS apenas as proposições:
O profissional de secretariado deve atuar nas empresas por meio de atenção e agilidade na
busca da eficácia do fluxo de informações. Considerando a distribuição das correspondências,
na visão de Veiga (2010), avalie os enunciados seguintes.
I. O secretário deve separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial,
publicidade, jornais e revistas, endereçadas a outros departamentos e ao seu. As
correspondências confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas, entretanto,
alguns secretários estão autorizados pelo chefe a abri-las.
II. Esse profissional deve escrever a lápis nas correspondências as providências que devem ser
tomadas.
III. O secretário deve carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo,
independente do documento.
IV. As correspondências ou os periódicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em
mais de dois departamentos devem ser colocados dentre de uma pasta, com a indicação do
nome dos departamentos e/ou funcionários que lerão o material. A correspondência ou o
periódico não necessariamente precisa ser arquivado após a circulação e rubrica de todos
os interessados.
V. O secretário deve manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima
ou se a data da postagem for importante. Se no papel não constar o endereço, o secretário
deve transcrevê-lo a lápis.
Estão CORRETOS apenas
Hoje, exige-se mais do profissional de secretariado. Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de uma) secretário( A), está CORRETA a seguinte atividade:
Com base no Capítulo VI das Relações com a Empresa, do Código de Ética do Profissional de
Secretariado, analise as seguintes afirmativas, considerando o que compete ao profissional no
pleno exercício de suas atividades.
I. Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação.
II. Atuar como figura-chave no fluxo de informações.
III. Participar de movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com sua atividade
profissional.
IV. Cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto
às entidades de classes a que pertencerem.
V. Ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou
infração.
Está(ão) CORRETA(S), apenas:
Tendo em vista que o gerenciamento do tempo é um dos grandes desafios para todos os
profissionais, é importante destacar que o secretário deve desenvolver e considerar
procedimentos de execução de trabalho que o auxiliem a cumprir suas responsabilidades,
evitando ações que desperdicem tempo. Avalie as proposições a seguir que correspondem às
melhores estratégias para gerenciar o tempo.
I. O profissional de secretariado deve negociar com o executivo os horários de despachos,
sendo aconselhável despachar, no mínimo, duas vezes ao dia.
II. O profissional de secretariado não necessita ter responsabilidades claramente definidas,
pois, com um bom gerenciamento de tempo, consegue atingir os objetivos.
III. É relevante que o profissional de secretariado registre e controle o tempo gasto com suas
atividades rotineiras.
IV. O início de outro trabalho antes de terminar o que está sendo realizado é considerado uma
estratégia para melhor cumprimento de todas as atividades.
V. É aconselhável que o profissional de secretariado apresente os problemas e defina as
soluções apenas com o executivo, não necessitando apresentar sugestões de alternativas
antecipadamente.
Estão CORRETAS apenas as proposições:
A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às
informações. Sendo assim, indique as proposições que estão de acordo com as definições de
documentação.
I. A documentação é um conjunto de técnicas cujos objetivos primordiais são a produção, a
sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.
II. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura
e classificação. No recolhimento, para constituir um serviço de documentação, exige-se
senso de julgamento na escolha dos documentos, cultura geral, discernimento para recolher
o que é útil e imparcialidade na seleção dos documentos. Já a classificação deve seguir
uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
III. A normalização representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que
designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. Os procedimentos
utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos
documentos.
IV. A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, independente de sua
organização, utilização e finalidade.
V. A normalização procura racionalizar a produção, a organização e a difusão das
informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira, estabelece
condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de
relatórios, realização de serviços, obras etc.
Estão CORRETAS apenas:
