Os procedimentos previstos na Lei nº 12.527/11 (Lei de acesso
a informação) destinam-se a assegurar o direito fundamental
de acesso à informação e devem ser executados em
conformidade com os princípios básicos da administração
pública. Para os efeitos dessa Lei, considera-se:
I. qualidade da informação coletada na fonte, com o
máximo de detalhamento possível, sem modificações;
II. qualidade da informação não modificada, inclusive
quanto a origem, trânsito e destino;
III. qualidade da informação que tenha sido produzida,
expedida, recebida ou modificada por determinado
indivíduo, equipamento ou sistema.
As definições acima correspondem, respectivamente, à:
O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, esse método tem algumas subdivisões. Na organização por assunto, eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita por outros dois métodos:
O arquivo intermediário é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso frequente
pelos setores que os produziram, podem ainda ser
solicitados para tratar de assuntos que guardam relação
com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas.
I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos
serem conservados próximos ao setor que os utiliza,
uma vez que a frequência de uso já é bastante
reduzida.
II. Por uma questão de economia, é normal a criação de
arquivos intermediários em locais afastados dos
grandes centros das cidades, de forma a armazenar um
grande número de documentos a um custo bastante
reduzido.
III. Os documentos encaminhados aos arquivos
intermediários permanecem como propriedade
exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é
restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Pode-se afirmar que:
