Qual a modalidade de arquivamento onde as fichas e documentos são posicionados uns atrás dos outros, permitindo uma rápida consulta, sem a necessidade de retirar outros documentos?
Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
O arquivo intermediário, por sua natureza, deve ser descentralizado e ficar localizado próximo do usuário direto.
Os arquivos escolares constituem o repositório das fontes de informação diretamente relacionadas com o funcionamento das instituições educativas. Em uma escola o tipo de arquivo que se destina a abrigar os documentos dos alunos que frequentaram e concluíram, ou por qualquer motivo, interromperam as atividades escolares, cuja consulta é esporádica, é o:
Marque a opção que representa, na sequência, o correto preenchimento das lacunas no texto a seguir: Nas rotinas administrativas de uma empresa, um documento, geralmente passa por três momentos na gestão documental. Tem-se, então, que os _______ são documentos em curso, de uso com maior frequência, já os _______ são documentos que “perderam” seu valor administrativo, ou seja, não são utilizados na rotina administrativas, mas devem ser mantidos para finalidade de provas, e os _______ são documentos que não são mais utilizados com frequência na rotina, mas devem ser guardados temporariamente durante o tempo estabelecido pelas normas.
A classificação dos arquivos leva em conta a natureza do assunto tratado no documento. Neste contexto, três tipos são descritos abaixo.
(I) A divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja e escala de plantão de uma imobiliária.
(II) O assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.
(III) O assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser de conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais e materiais criptográficos.
Os tipos descritos em (I), (II) e (III) são denominados, respectivamente:
Considerando os procedimentos utilizados no arquivo de documentos, complete o trecho a seguir:
________________ é o “[...] esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido." (BRASIL, 2013, p.141).
A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é
Um Arquivo Escolar classifica, organiza, mantém atualizado e guarda vários tipos de documentos, EXCETO:
Quanto as Entidades mantenedoras, os Arquivos podem ser
Assinale a opção que apresenta corretamente as três características básicas dos arquivos.
Identifique nos itens abaixo que documento NÃO faz parte dos documentos que compõem o arquivo escolar Ativo:
Dos documentos de arquivos, mantidos por instituições arquivísticas públicas brasileiras, afirma-se que:
1.A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
2.São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
3.São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
4.São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
5.São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
6.Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
7.Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Em relação aos estágios de sua evolução, as fases dos arquivos são denominadas:
O arquivo que detém sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana em um campo específico, independente da forma física de seus documentos, é o arquivo:
A renomada arquivista espanhola Antonia Heredia Herrera afirma que o conceito de produção supõe um fluxo documental que inclui tanto os documentos emitidos quanto os recebidos. Para a autora, portanto, a maneira mais adequada para definir os arquivos é vê-los como agrupamento ou reunião de documentos
Os arquivos Públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos Públicos de âmbito Federal, Estadual do Distrito Federal e Municipal, em decorrência de suas funções administrativas, Legislativas e Judiciarias. Os documentos Públicos são identificados como sendo:
