Segundo o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, para se conseguir a impessoalidade (característica fundamental na comunicação oficial) é necessário:
Introduzir nos documentos oficiais juízos de valor a respeito do que está sendo comunicado, dependendo do assunto a ser tratado.
Às vezes, ter um pouco de intimidade na comunicação, pois isso facilita o entendimento das pessoas menos escolarizadas.
Não fazer uso da comunicação oficial com finalidade particular, pois esse tipo de comunicação é feita exclusivamente em nome do serviço público.
Obedecer às regras formais e de padronização textual, tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico como para as impressas.
