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Na organização dos arquivos, seus documentos são divididos em três fases, em função da frequência e do tipo de utilização que é feita deles. Denomina-se de fase intermediária o conjunto de documentos
em curso, ou que, mesmo sem movimentação, se constituem objeto de consultas frequentes.
de valor probatório, histórico e informativo, que devem ser preservados e destinados à guarda permanente.
procedentes de arquivos correntes, constituindo-se objeto de consultas esporádicas, para efeito administrativo e legal, que aguardam a sua eliminação ou recolhimento.
precedentes de arquivos sigilosos, sem constituir-se objeto de consultas para efeito legal, que aguardam simplesmente a sua eliminação.
procedentes de arquivos correntes, constituindo-se objeto de consultas frequentes e que aguardam a sua incineração.
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