A tabela de temporalidade e destinação de documentos
(TTD) é um instrumento arquivístico resultante do processo
de avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e
destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à
informação a quantos dela necessitem, constituindo-se,
ainda, num registro esquemático do ciclo de vida
documental do órgão. Sua estrutura básica deve,
necessariamente, apresentar: os conjuntos documentais
produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda
permanente –, além de um campo para observações
necessárias à sua compreensão e aplicação. Nesse contexto,
analise as seguintes afirmativas.
I. Os prazos de guarda que se referem ao tempo
necessário para arquivamento dos documentos, nas
fases corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da administração que
os gerou, devem ser representados, preferencialmente,
em anos. Excepcionalmente, podem ser expressos a
partir de uma ação estabelecida em dispositivos ou
rotinas administrativas. Entretanto, a definição da ação
deve ser objetiva. Exemplos: “até aprovação das
contas”, “até homologação da aposentadoria”, “até
quitação da dívida”, “até o trânsito em julgado”.
II. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se
ao período em que o documento é frequentemente
consultado, exigindo sua permanência junto às
unidades organizacionais. A fase intermediária se refere
ao período em que o documento ainda é necessário à
administração, porém com menor frequência de uso,
podendo ser transferido para depósito em outro local,
porém próximo da administração.
III. A destinação final pode ser a guarda permanente –
quando as informações contidas no documento são
consideradas importantes para fins de prova,
informação e pesquisa, e, portanto, imprescindíveis ao
órgão produtor e à sociedade – ou a eliminação, se o
documento não apresenta valor probatório ou
informativo.
Está correto o que se afirma em:
