Cada método de arquivamento é identificado por um código. Analise a lista de códigos, considerando os métodos a seguir:
I – dígito-terminal
II – duplex
III – decimal
P – 1.12.1
Q – 3050
R – 19.72.59
S –103.321
A correlação correta entre os códigos e tais métodos é:
Os métodos de arquivamento que apresentam ordenação pelo número atribuído às unidades de arquivamento e pelo número e data dos documentos são, respectivamente,
Classificar documentos se faz necessário e precisa-se saber a natureza dos arquivos a serem ordenados. Os métodos de classificação são divididos em direto e indireto.
Assinale a alternativa que contém a forma de localização de um documento do sistema indireto.
Julgue o item subsequente, acerca de noções de arquivamento
O método de arquivamento numérico simples utiliza como elementos de busca o número e a data do documento.
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.
I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação.
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.
Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.
Quanto aos métodos numéricos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
O acesso aos documentos é a finalidade fundamental dos arquivos e, para que isso ocorra de forma eficaz, a escolha do método de arquivamento é uma decisão de extrema importância. Em relação aos métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
No arquivo, como em qualquer outro setor institucional, são desenvolvidas atividades em várias etapas do trabalho. Uma dessas etapas consiste no estudo e na análise de documentos institucionais, tais como regimentos, organogramas, regulamentos, estatutos e demais documentos constitutivos da instituição custodiadora do arquivo. Trata-se do(da)
Os métodos de arquivamento são divididos em métodos básicos e métodos padronizados. É considerado um método básico de arquivamento:
Relacione corretamente as colunas 1 e 2 abaixo:
Coluna 1
- Arquivo
- Arquivamento
- Arranjo
- Avaliação
- Destinação
Coluna 2 Descrição
( ) Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios.
( ) Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
( ) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades.
( ) Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
( ) Processo que consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método adotado.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
O método de arquivamento usado quando se deseja ordenar e separar a documentação de acordo com os números de cada documento ou processo, é o método:
No que se refere a arquivamento e a procedimentos administrativos, julgue:
De acordo com a extensão da atenção, os arquivos dividem‐se em arquivo especial e arquivo especializado.
Acerca do serviço de protocolo e arquivo, julgue o item.
O uso do arquivamento horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que, para se consultar qualquer documento, é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
No que concerne às fases do arquivamento: técnicas; sistemas; e métodos, julgue o item.
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. São elas: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; implantação; e acompanhamento.
