É uma das funções da secretária organizar sua agenda e a agenda de seu executivo. Está
CORRETO afirmar que se trata de uma prática a ser evitada, antes de confirmar um
compromisso,
Sobre Redação Oficial, relacione a primeira coluna com a segunda:
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo:
O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa
e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de
atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e
controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir.
I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e
clientes.
II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e
vencimento de assinaturas de periódicos.
III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos
telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos.
IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de
secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser
abordada.
V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo.
Estão CORRETAS apenas:
A correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação e, por sua vez, pela
emissão e recepção de mensagens. Desse modo, avalie as assertivas a seguir.
I. O secretário não necessita fazer controle das correspondências expedidas e das faturas
encaminhadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, pois o aviso de
recebimento (AR) já é suficiente para controle.
II. A maior importância da correspondência comercial reside no fato de que não podemos
considerá-la simples atividade que tem seus objetivos em si mesma. Ela serve como
instrumento para fechamento de negócios.
III. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de contas a pagar ou
Tesouraria, após o visto do chefe.
IV. As introduções comuns nas correspondências devem ser criativas e sempre estimular o
receptor a continuar a leitura do texto.
V. O secretário nunca deve descartar o material publicitário recebido que não interessa ao
chefe ou a qualquer outro profissional na empresa.
Estão CORRETAS apenas:
Em relação ao método alfabético, analise as seguintes afirmativas:
I. No caso de sobrenomes precedidos de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, como
parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposição.
II. No caso de arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, quando o nome
começar por artigo, o arquivamento deve considerar esse artigo.
III. Os números que aparecem nos nomes de empresas (ou razões sociais) devem ser escritos
por extenso.
IV. Os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome
da família dos avós maternos.
V. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deverão ser arquivados levando
em conta a numeração do evento.
Está(ão) CORRETA(s), apenas:
Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.
Quanto às características dos textos oficiais, analise as seguintes afirmativas:
I. A impessoalidade nas comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais
de quem comunica.
II. A formalidade de tratamento nas comunicações oficiais vincula-se à necessária
uniformidade das comunicações.
III. A clareza do texto oficial não precisa necessariamente garantir possibilitar a imediata
compreensão do leitor.
IV. a forma e publicidade dos atos normativos não observa questões de tradição, mas atender
tão somente à disposição constitucional.
V. não há necessariamente uniformidade nas comunicações oficiais, podendo as mesmas
variar de acordo com a finalidade e o órgão oficial que a emite.
Está(ão) CORRETA(S), apenas:
Tendo em vista as normas da redação oficial, indique a alternativa que preenche
adequadamente as lacunas a seguir.
( A) _________________ (1) são atos administrativos da competência exclusiva do Chefe do
Executivo, destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de
modo expresso ou implícito pela legislação.
( B) ____________________(2) é parte integrante de um processo, para o qual aponta solução
favorável ou desfavorável, precedida da necessária justificativa, com base em dispositivos
legais, jurisprudência e informações.
( C) São modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. Os dois textos têm como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si.
A única diferença entre eles é que ________________( 3) é expedido exclusivamente por
Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que
_______________(4) é expedido para e pelas demais autoridades, além de também
permitir o tratamento de assuntos com particulares.
O profissional de secretariado deve diariamente pensar e escolher a atitude mais adequada para
cada situação, considerando a ética que deve permear o seu trabalho e suas relações. Para uma
boa relação entre os profissionais de secretariado, o Código de Ética do Profissional de
Secretariado, em seu Capítulo V, apresenta as ações competentes às secretárias e aos
secretários, EXCETO em:
Toda finalidade de arquivamento se resume em preservar a documentação, tornando-a útil
como informação. Acerca disso, analise as proposições que seguem.
I. O método geográfico é utilizado quando há preferência pelo arquivo de documentos
segundo uma divisão geográfica preestabelecida. A divisão pode ser por países, estados,
cidades, regiões, distritos, bairros e zonas, dentre outras, dependendo da empresa.
II. O valor de um documento é determinado levando-se em consideração todas as finalidades
que possui e seu tempo de vigência, que, muitas vezes, se subordina a imperativos da lei.
Os documentos são classificados por seu valor em permanente-vitais, permanentes e
temporários.
III. Os arquivos de prosseguimento são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se pode acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências, como cartas
que esperam respostas, duplicatas a receber, faturas a pagar, apólices de seguro que devem
ser renovadas, dentre outros. O arquivo de prosseguimento possibilita ao profissional de
secretariado constante follow up.
IV. O arquivamento mnemônico é um tipo de método alfanúmerico que dá cores aos diversos
grupos de letras, e a cor das guias é dada de acordo com a segunda letra da palavra-chave.
V. O arquivamento variadex é um tipo de método alfabético que procura combinar as letras do
alfabeto de forma a auxiliar a memória. São relacionadas as letras do alfabeto, dando
significado a cada uma delas por meio de uma palavra-chave.
Estão CORRETAS apenas:
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso. Correlacione cada um desses elementos à sua definição.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo:
É um fecho de cortesia comum e adequado para uma carta comercial:
Considerando que a redação oficial é a forma pela qual o poder público redige atos normativos
e comunicações e que uma das atribuições do profissional de secretariado é a elaboração desses
documentos, avalie as assertivas seguintes.
I. São características da redação oficial a impessoalidade, o uso de padrão culto da
linguagem, clareza, concisão, formalidade e padronização.
II. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é
“Ilustríssimo Senhor", seguido do cargo respectivo.
III. “Vossa Magnificência" é o vocativo correspondente às comunicações dirigidas aos
Reitores.
IV. A “Vossa Reverência" é o vocativo utilizado nas comunicações destinadas aos Cardeais.
V. O fecho de comunicações “atenciosamente" é para autoridades de mesma hierarquia ou
subordinadas, enquanto que o “respeitosamente" é para autoridades superiores.
Estão CORRETAS apenas:
Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências estão sendo valorizados
pelas empresas, mas considera-se que a postura ética é essencial a todos os profissionais e,
principalmente, ao de secretariado que ocupa cargo de confiança nas empresas. O profissional
de secretariado deverá considerar em suas ações as orientações constantes no Código de Ética
Profissional. Sobre isso, assinale a alternativa INCORRETA.
A importância dos arquivos cresceu à medida que se desenvolveram os conceitos sociais,
econômicos e culturais da humanidade. O objetivo do arquivo é guardar e conservar os
documentos produzidos e recebidos, além de facilitar o acesso sempre que houver a
necessidade de se localizar alguma informação no menor tempo possível. Abaixo, observa-se
um método de arquivamento, gerado por meio de um método alfabético, que consiste em dar
cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. Assinale a
alternativa que representa o método empregado no exemplo exposto.
Considerando-se um bom relacionamento interpessoal, um profissional de secretariado deve
apresentar as características seguintes.
I. Esse profissional deve procurar ler nas entrelinhas as expectativas do outro, suas
necessidades e limitações. Faz-se, então, necessário que esse profissional se coloque no
lugar do outro, por meio do que se denomina empatia.
II. Ao se relacionar com outras pessoas por meio de e-mails, o profissional de secretariado
deve evitar utilizar textos em letras maiúsculas, uma vez que isso caracteriza que ele está
“gritando" no seu texto.
III. Para uma boa relação interpessoal, o profissional de secretariado deve demonstrar interesse
e capacidade para ouvir não só a pessoa, mas o assunto que está sendo tratado.
IV. A transparência é imprescindível para se estabelecerem relacionamentos alicerçados em
confiança e respeito entre chefes, clientes, coletas e fornecedores, por isso o caráter
sigiloso das informações nem sempre deve ser mantido, quando se busca uma boa relação
interpessoal e a conquista de novas oportunidades.
V. Para uma boa relação interpessoal, os profissionais de secretariado deverão desenvolver
trabalhos em equipe e ter habilidades comportamentais, além de conhecer sua área de
trabalho e ter uma visão global da organização.
Estão CORRETAS apenas:
