Em relação ao método alfabético, analise as seguintes afirmativas:
I. No caso de sobrenomes precedidos de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, como
parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposição.
II. No caso de arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, quando o nome
começar por artigo, o arquivamento deve considerar esse artigo.
III. Os números que aparecem nos nomes de empresas (ou razões sociais) devem ser escritos
por extenso.
IV. Os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome
da família dos avós maternos.
V. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deverão ser arquivados levando
em conta a numeração do evento.
Está(ão) CORRETA(s), apenas:
Toda finalidade de arquivamento se resume em preservar a documentação, tornando-a útil
como informação. Acerca disso, analise as proposições que seguem.
I. O método geográfico é utilizado quando há preferência pelo arquivo de documentos
segundo uma divisão geográfica preestabelecida. A divisão pode ser por países, estados,
cidades, regiões, distritos, bairros e zonas, dentre outras, dependendo da empresa.
II. O valor de um documento é determinado levando-se em consideração todas as finalidades
que possui e seu tempo de vigência, que, muitas vezes, se subordina a imperativos da lei.
Os documentos são classificados por seu valor em permanente-vitais, permanentes e
temporários.
III. Os arquivos de prosseguimento são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se pode acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências, como cartas
que esperam respostas, duplicatas a receber, faturas a pagar, apólices de seguro que devem
ser renovadas, dentre outros. O arquivo de prosseguimento possibilita ao profissional de
secretariado constante follow up.
IV. O arquivamento mnemônico é um tipo de método alfanúmerico que dá cores aos diversos
grupos de letras, e a cor das guias é dada de acordo com a segunda letra da palavra-chave.
V. O arquivamento variadex é um tipo de método alfabético que procura combinar as letras do
alfabeto de forma a auxiliar a memória. São relacionadas as letras do alfabeto, dando
significado a cada uma delas por meio de uma palavra-chave.
Estão CORRETAS apenas:
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso. Correlacione cada um desses elementos à sua definição.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo:
A importância dos arquivos cresceu à medida que se desenvolveram os conceitos sociais,
econômicos e culturais da humanidade. O objetivo do arquivo é guardar e conservar os
documentos produzidos e recebidos, além de facilitar o acesso sempre que houver a
necessidade de se localizar alguma informação no menor tempo possível. Abaixo, observa-se
um método de arquivamento, gerado por meio de um método alfabético, que consiste em dar
cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. Assinale a
alternativa que representa o método empregado no exemplo exposto.
A documentação é basicamente dinâmica, não tendo mais um caráter estático de simples arquivo. Assinale a alternativa que apresenta uma das fases principais do processo de documentação:
São espécies de arquivos públicos:
