No que se refere à gestão de documentos e à teoria das três idades, Odila Fonseca situa, em meados do século XX, as preocupações com a eliminação de documentos arquivísticos e identifica dois principais modelos de ação: o canadense, por meio do qual a eliminação ficaria totalmente sob a responsabilidade da administração produtora – posição defendida pelo eminente arquivista canadense Hilary Jenkinson, para quem a eliminação de documentos não deveria fazer parte das atribuições do Arquivista – e o alemão, que, ao contrário, sustenta que a importância da tarefa de eliminação exige a intervenção do Arquivista.
O conceito de GED surgiu no final da década de 1990 e buscava recuperar os documentos dos arquivos empilhados nos porões das empresas, colocando-os na linha de frente da batalha pela competitividade, portanto os sistemas de GED são repositórios de importantes documentos corporativos e atuam como armazéns de conhecimento explícito e estruturado.
A arquivística, como campo de trabalho e de conhecimento, está ligada à realidade histórica dos países, sendo que qualquer tentativa de transpor mecanicamente o que dá certo em outros lugares poderá esbarrar em uma realidade distinta e não funcionar. Acredita-se que os problemas arquivísticos do Brasil têm de encontrar soluções no próprio país, sem negar as suas diversas dimensões espaciais, e, por isso, as soluções maximalistas darão conta dos complexos problemas profissionais.
Examinando o problema-chave da arquivística atual, verificou-se que o documento versus a informação, traz problemas terminológicos, sobretudo em língua francesa, dentro de várias definições referentes a esses dois termos, em uma época em que o progresso tecnológico nos projetou na era da informação, o Arquivista, assim como todos aqueles que trabalham com a informação, devem se manter fiel às origens da visão formalista, destacando o documento como único objeto de estudo.
A criação de novos sistemas de informação arquivísticos, informatizados, dependerá das seguintes providências preliminares:
* elaboração da tabela de temporalidade;
* elaboração de plano de classificação;
* estabelecimento de uma cultura do uso dos recursos informáticos para atividades de controle dos arquivos;
* discussão multidisciplinar com as áreas envolvidas;
* definição de responsabilidades para a gestão documental;
* desenvolvimento de um estudo sistemático do diagnóstico.
A figura é uma representação gráfica das seis camadas que compõem um modelo de documento tradicional, analógico.
Na classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos, encontram-se os especializados — aqueles que, sob sua guarda, mantêm documentos de formas físicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microformas, slides, CDs, etc.
A maioria dos autores considera a publicação do Manual escrito, no final do século XIX, pelos arquivistas holandeses S. Muller, J.A. Feith e R. Fruim, o marco do que se poderia chamar de uma disciplina arquivística, como um campo autônomo do conhecimento.
De acordo com o pensamento de J. M. Jardim, a informação arquivística reflete e fornece elementos à constituição de uma racionalidade estatal e os dispositivos de gestão dessa informação expressam um domínio do saber arquivístico que resulta dessa mesma racionalidade, e os arquivos, sejam como conjuntos de documentos ou como agências do aparelho de Estado, deveriam se constituir em um mecanismo de legitimação do Estado e, simultaneamente, em agências do poder simbólico.
Os arquivos, compreendidos à luz da Teoria Geral da Administração, são sistemas integrados, constituídos com fins de cumprir a missão e de prover a sociedade de informações úteis, científicas, técnicas, culturais, factuais, corporativas etc. As empresas são dotadas de tarefas, pessoas, tecnologias, estrutura, ambiente e competitividade. No que concerne à estrutura dos arquivos, essa toma como base os fundamentos da gestão de arquivos, a qual, por sua vez, segue a teoria das três idades, cujo postulado é a divisão dos documentos pelo prazo de utilidade/validade da informação que registram.
A arquivística quebequense foi profundamente marcada pelas abordagens francesa e holandesa.
Considerando-se a arquivística, no contexto científico atual é importante afirmar que a existência física dos documentos e dos arquivos não assegura o desenvolvimento automático de uma disciplina científica para tratá-los.
Deve-se pensar, no quadro de uma política global de gestão da informação de uma determinada empresa, em fazer, seletivamente, a microfilmagem de substituição e a de segurança, isto é, respectivamente, microfilmar algumas tipologias e descartá-las em seguida, e microfilmar documentos vitais e mantê-los guardados também no seu suporte original, e, sendo assim, não há diferença no que diz respeito à responsabilidade, à guarda e à organização de acervos arquivísticos, nos termos da legislação brasileira em vigor.
Acredita-se que, dentro da perspectiva da arquivística integrada, a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos, sendo que em todos os casos, o trabalho do Arquivista é representar ideologicamente as informações contidas nos documentos, e as operações de natureza intelectual são, sem exceção, de natureza descritiva.
O projeto Interpares, que diz respeito à pesquisa internacional sobre autenticidade de documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos, teve sua origem na Universidade de Bristish Columbia, no Canadá.
