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Original, cópia, minuta e rascunho - diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos - correspon- dem ao conceito de

espécie.

formato.

forma.

suporte.

tipo.

Quando se reúnem documentos de natureza diversa em razão das imposições de determinada ação administrativa ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisível
conhecido por

maço.

dossiê.

caixa-arquivo.

pasta.

processo.

Quando os arquivos originários de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio

das três idades.

da ordem original.

do arranjo.

da temporalidade.

da proveniência.

De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem ser identificados como

técnicos, administrativos, culturais e históricos.

masculinos, femininos e neutros.

pessoais, institucionais, públicos e privados.

textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.

correntes, centrais, intermediários e permanentes.

A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de

jaqueta.

microficha.

guia-fora.

etiqueta.

clipe.

No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há pastas correspondentes aos seguintes funcionários:

a. João Manuel de Souza
b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva

Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta será

f, g, d, c, e, b, a.

f, c, b, d, a, c, g.

b, d, a, c, f, e, g.

g, e, f, c, a, d, b.

g, b, a, d, c, e, f.

No processo de avaliação de documentos de arquivo, constitui instrumento de destinação

a tabela de temporalidade.

o termo de eliminação.

o quadro de arranjo.

a lista de descarte.

o guia de fontes.

Na Diplomática, utiliza-se a palavra latina actio para designar a ação, o fato ou o ato que é preciso transformar em documento. A passagem do ato para o escrito, por sua vez, chama-se

inscriptio.

scriptorium.

conscriptio.

memorandus.

littera.

Atenção: Para responder à questão, considere os elementos internos, intermediários e externos que, segundo a renomada arquivista Heloísa Liberalli Bellotto, permitem à Diplomática averiguar a autenticidade dos documentos. Tais elementos vêm enumerados abaixo, em ordem alfabética:

Os elementos internos ou intrínsecos, relacionados com o teor e a natureza do documento, são os de números

a) 1, 2, 6, 7, 14 e 15.

b) 2, 3, 4, 9, 11 e 15.

c) 3, 5, 8, 12: 13 e 14

d) 2, 4, 5, 8, 12 e 13.

e) 1, 5, 6, 8, 10 e 11.

Atenção: Para responder à questão, considere o ato normativo abaixo reproduzido, cujas partes são identificadas por algarismos romanos, para fins de análise.

O texto de número I corresponde

a) ao preâmbulo.

b) ao protocolo inicial

c) à exposição.

d) à ementa.

e) à notificação.

Os elementos externos ou extrínsecos, relacionados com o modo de apresentação do documento, são os de números

a) 1, 2, 3, 6, 14, 15 e 16.

b) 3, 4, 5, 8, 9, 11 e 13.

c) 5, 7, 8, 10, 12, 13 e 16.

d) 2, 7, 9, 10, 14 e 15.

e) 4, 5, 6, 10, 13 e 15.

Sobre documentos de arquivo em ambiente digital, é correto afirmar que

todo documento digital é um documento digitalizado, mas nem todo documento digitalizado é um documento digital.

o Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED contempla todo o ciclo vital dos arquivos.

um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística - SIGAD não é capaz de manter a relação orgânica entre os documentos.

todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente de suporte, deverão ser destruídas.

a finalidade principal da digitalização é a eliminação de documentos, reduzindo custos de armazenamento.

Sobre o processo de microfilmagem de documentos oficiais, no Brasil, é correto afirmar que

a) podem ser usados filmes atualizáveis, para efeitos de extração de cópias.

b) deve ser feita em filme original com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição.

c) as certidões e cópias em papel de documentos microfilmados dispensam autenticação para surtir efeitos legais.

d) documentos de guarda permanente, uma vez microfilmados, só podem ser eliminados com autorização do Arquivo Nacional.

e) só se deve usar filme de 35 mm de largura, para garantir a legibilidade dos documentos microfilmados.

Para proteger os documentos de valor permanente, impedindo seu uso e manuseio constantes, utiliza-se a microfilmagem de

substituição.

preservação.

complemento.

referência.

distribuição.

Qualquer que seja a plataforma tecnológica em que for desenvolvido ou implantado, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD deve, obrigatoriamente,

a) impedir o armazenamento de documentos sigilosos em meios físicos ou lógicos distintos.

b) facultar aos administradores do sistema a criação, alteração, remoção ou revogação de credenciais de segurança dos usuários.

c) garantir que documentos sem atribuição de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao SIGAD, estejam sujeitos às políticas de controle de acesso.

d) permitir modificações nas trilhas de auditoria, a critério do administrador.

e) rejeitar toda e qualquer criptografia no armazenamento e na transmissão de documentos digitais, no âmbito das políticas de sigilo.

Na última versão da Tabela Processual Unificada de Documentos com Acréscimos da Justiça do Trabalho, aprovada em 7 de dezembro de 2017, os movimentos relacionados com as atribuições funcionais do arquivista são expressos da seguinte maneira:

avaliação; autos aptos à eliminação; arquivamento; arquivamento definitivo; guarda intermediária; guarda provisória; cancelamento de arquivamento; homologação de transação; extravio de autos; e restauração de autos.

autuação; cancelamento da autuação; extravio de autos; autos eliminados; arquivamento; arquivamento definitivo; guarda intermediária; guarda permanente; e guarda provisória.

autuação; distribuição; extravio de autos; restauração de autos; homologação de transação; arquivamento; guarda intermediária; guarda permanente; e desarquivamento.

autos aptos à eliminação; autos eliminados; eliminação de autos suspensa; entrega definitiva dos autos pelo Arquivo; guarda intermediária; guarda permanente; guarda provisória; recebimento de autos pelo Arquivo; e remessa de autos do Arquivo.

autuação; distribuição; avaliação; extravio de autos; restauração de autos; arquivamento; desarquivamento; guarda intermediária; e guarda permanente.

A qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de pormenorização possível e sem modificações, corresponde, de acordo com a Lei de Acesso à Informação, ao atributo da

veracidade.

organicidade.

publicidade.

acessibilidade.

primariedade.

Segundo a Lei nº 7.627, de 10 de novembro de 1987, que dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho e dá outras providências,

a) os feitos arquivados nas Juntas de Conciliação e Julgamento são, na sua totalidade, de guarda permanente, não podendo ser eliminados.

b) os documentos de valor histórico eventualmente presentes nos autos serão recolhidos no arquivo do Tribunal.

c) cabe ao Supremo Tribunal Federal decidir sobre a eliminação de autos findos, mediante proposta circunstanciada do presidente do Tribunal do Trabalho.

d) o descarte prescinde de publicidade em órgãos oficiais de imprensa e em veículos comerciais de comunicação.

e) os Tribunais do Trabalho podem determinar a eliminação de autos findos decorridos 120 dias da data de seu arquivamento.

Sobre documentos digitais em arquivos é correto afirmar:

O documento digital é o objeto físico, ou seja, o conjunto de cadeias de bits registradas em um suporte.

A autenticidade de um documento digital, segundo a perspectiva da Diplomática, independe da veracidade de seu conteúdo.

A autenticação é o mecanismo que garante a autenticidade de um documento digital.

As técnicas de autenticação baseadas em tecnologia são efetivas para a transmissão de longo prazo dos documentos digitais.

A partir de um hash, é possível recompor o documento digital que o gerou.

Os instrumentos de pesquisa distinguem-se uns dos outros em razão da unidade que se toma por base para descrever os documentos. Nesse sentido, o catálogo relaciona, individualmente, cada

a) tipo documental.

b) peça documental.

c) espécie documental.

d) fundo ou coleção de documentos.

e) conjunto de documentos sobre determinado assunto.

“O componente do acervo é essencial para garantir direitos do cidadão resguardados por lei”. De acordo com o manual Gerenciamento de riscos: do planejamento à execução, publicado em 2019, tal atributo, quando associado aos documentos de um arquivo, corresponde ao chamado valor

estético.

histórico.

probatório.

político/administrativo.

econômico.

Na descrição dos arquivos permanentes, a data tópica equivale

a) à informação que figura no topo do documento (timbre).

b) ao dia, mês e ano em que o documento foi assinado.

c) ao ano de validação do documento.

d) ao lugar de produção do documento.

e) à chancelaria responsável pela emissão do documento.

Relacione as características dos documentos de arquivo, listados a seguir, às suas respectivas definições.

1 - Autenticidade

2 - Confiabilidade

3 - Unicidade

4 - Organicidade

( ) Os documentos de arquivo são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem.

( ) Os documentos de arquivo têm a capacidade de sustentar os fatos que atesta. Isso está relacionado ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo.

( ) Os documentos de arquivo fazem parte do conjunto e possuem relações singulares com os demais documentos do grupo. Podem existir cópias, mas cada cópia é específica em seu lugar.

( ) Os documentos de arquivo precisam ser o que dizem ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.

a) 1, 3, 2 e 4.

b) 1, 4, 2 e 3.

c) 4, 2, 3 e 1.

d) 2, 4, 3 e 1.

e) 4, 3, 2 e 1.

Considerada um dos elementos internos para a diplomática, a data tópica indica o:

a) ano, mês e dia;

b) ano e mês;

c) dia e mês

d) produtor do documento;

e) lugar de onde o documento está datado.

O plano de classificação, quando se aplica ao arquivo permanente, também pode ser chamado de:

a) guia;

b) catálogo;

c) quadro de arranjo;

d) tabela de equivalência;

e) tabela de temporalidade.

A função que objetiva conferir racionalidade à criação ou origem dos documentos de arquivo, de forma a padronizá-los, segundo o objetivo para o qual foi criado, é denominada

a) avaliação.

b) eliminação.

c) aquisição.

d) classificação.

e) produção.

Assinale a opção que apresenta um exemplo de suporte de informação.

a) Estante.

b) Biblioteca.

c) Legislação básica.

d) Caneta esferográfica.

e) Pen-drive.

Sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.

( ) Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.

( ) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.

a) F – V – F.

b) F – V – V.

c) V – F – V.

d) V – V – F.

e) F – F – V.

Se há a necessidade de produzir um documento informativo que esclareça questões contidas em outros documentos e cujo conteúdo vá fundamentar uma resolução, deve-se fazer um(a):

a) termo;

b) circular;

c) apostila;

d) relatório;

e) decisão.

No caso de um acervo composto de documentos públicos, a tabela de temporalidade do órgão precisa ser aprovada pela(o):

a) própria instituição;

b) presidência da instituição;

c) arquivo central da instituição;

d) Conselho Nacional de Arquivos;

e) instituição arquivística pública em sua esfera de competência.

O selo histórico não foi disciplinado pela Resolução CNJ nº 324/2020; portanto, deve ser disciplinado por cada órgão do Poder Judiciário. Os órgãos devem definir critérios para atribuição, os responsáveis pela solicitação e a decisão final, entre outros requisitos.

A confirmação institucional deve ocorrer por meio de decisão:

a) do servidor;

dos magistrados;

c) do Conselho Nacional de Justiça;

d) da Comissão Permanente de Avaliação Documental;

e) do programa Memória do Mundo.

No caso de um arquivo corrente em que o sistema de organização é numérico, a busca dos documentos será feita de forma:

a) direta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca;

b) direta, com busca nos documentos sem mediação;

c) direta, por meio de uma tabela de equivalência;

d) indireta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca;

e) indireta, com busca nos documentos sem mediação.

Uma instituição contém documentos:

I. cujas informações podem ser recuperadas em outros documentos;
II. que se referem ao patrimônio imobiliário da instituição; e
III. que são cópias de documentos permanentes.

A guarda de cada grupo de documentos supracitado deve ser, respectivamente:

a) temporária, temporária, temporária;

b) temporária, permanente, temporária;

c) temporária, permanente, permanente;

d) permanente, temporária, permanente;

e) permanente, permanente, permanente.

Ao estabelecer classes de um plano de classificação para um órgão onde as estruturas existentes são confusas e sofrem constante alteração, é adequado seguir o critério:

a) numérico;

b) geográfico;

c) estrutural;

d) funcional;

e) cronológico

No contexto do arquivo permanente a organização interna de um fundo de arquivo é feita pelo arquivista e deve ser orientada pela aplicação do princípio arquivístico denominado

a) unicidade.

b) ordem original.

c) imprescritibilidade.

d) autenticidade.

e) imparcialidade.

Ao se organizar um arquivo, é imprescindível que sejam consideradas suas regras e seus princípios.

Com base nessa premissa, assinale a afirmativa correta.

a) O princípio da proveniência preconiza que arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade.

b) O princípio da cumulatividade preconiza que os arquivos devem acumular documentos como uma coleção de assuntos sobre um tema.

c) O princípio da organicidade preconiza que os documentos possuem autonomia entre si.

d) O princípio da pertinência preconiza que os documentos de um arquivo só serão válidos, caso sejam relevantes.

e) O princípio da autenticidade preconiza que os arquivos devem possuir informações atestadas como verdadeiras.

A implantação de um repositório digital confiável é fundamental para assegurar a preservação, o acesso e a autenticidade de longo prazo dos materiais digitais.

Considerando a instrução sobre Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq do CNA, esse repositório deve adotar os procedimentos a seguir, à exceção de um. Assinale-o.

a) Gerenciar os documentos de acordo com as práticas e normas da Arquivologia.

b) Armazenar documentos sem valor secundário na fase permanente.

c) Gerenciar metadados relacionados à gestão documental.

d) Proteger a autenticidade do documento arquivístico

e) Proteger a relação orgânica entre os documentos.

Na organização adequada dos acervos arquivísticos, o profissional de arquivo, quando realiza o trabalho de arranjo, seguintes princípios:

a) tipo de suporte, data limite e natureza jurídica.

b) tipo de produtor, forma de ingresso e classificação.

c) história arquivística, condições de acesso e data limite.

d) natureza jurídica, forma de ingresso e história arquivística.

e) a origem do fundo, a evolução institucional e as funções que ditam a tipologia.

No processamento técnico do arquivo de uma instituição em que se busca aplicar o princípio da proveniência, mesmo considerando que os documentos foram recolhidos diretamente do produtor pela instituição arquivística pública, é indispensável que se leve em consideração

a) o valor probatório.

b) a existência jurídica.

c) o volume do acervo.

d) a estrutura produtora.

e) a natureza do suporte.

Pensando na efetividade da implementação de políticas a serem definidas pelo arquivo em relação à gestão de documentos em uma instituição, o arquivista responsável deve sugerir à gestão superior que, na hierarquia da instituição, o órgão de arquivo esteja ligado diretamente ao(à)

a) órgão cultural;

b) órgão de memória;

c) órgão financeiro;

d) órgão administrativo;

e) presidência ou equivalente.