A figura abaixo ilustra as três fases básicas da gestão de documentos
As fase I, lI e III são denominadas, respectivamente:
A classificação dos arquivos leva em conta a natureza do assunto tratado no documento. Neste contexto, três tipos são descritos abaixo.
(I) A divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja e escala de plantão de uma imobiliária.
(II) O assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.
(III) O assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser de conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais e materiais criptográficos.
Os tipos descritos em (I), (II) e (III) são denominados, respectivamente:
