No vasto campo da ciência da informação, um dos aspectos que mais tem preocupado os profissionais da área é, sem dúvida, o estabelecimento de uma terminologia específica, capaz de atender a programas racionais de intercâmbio, disseminação e recuperação da informação. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, criou uma Comissão Especial de Terminologia Arquivística brasileira. Os termos geralmente adotados pela comunidade arquivística brasileira consideram que _________________ é uma comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente.
O arquivamento é uma tarefa arquivística muito importante,
pois mais importante do que guardar (arquivar) é achar
rapidamente (recuperar as informações) no momento
desejado. Para se alcançar tais objetivos são utilizados vários
métodos de arquivamento, determinados pela natureza dos
documentos a serem arquivados e pela estrutura da
entidade. O método alfabético é utilizado desde que 0
elemento principal a ser considerado seja o nome. O
arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetação.
Com relação às regras de alfabetação, assinale a alternativa
incorreta.
Segundo alguns autores, Arquivo é procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Atualmente Arquivo pode ser conceituado como "conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus efeitos futuros". A partir dessasucessores para conceituação, assinale a alternativa correta para a função básica do arquivo.
Em meados do século XX, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que houve a necessidade de se buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais. A gestão de documentos são conjuntos de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Dessa conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação. Com relação a essas fases, analise as afirmativas.
I. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
II. Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Está correto o que se afirma em:
