Os arquivos tanto de instituições públicas quanto de instituições privadas possuem fases de arquivamento que correspondem a maneiras diferentes de conservação e tratamento de documentos. Uma dessas fases é constituída por documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa e são conservados pelo seu valor histórico ou documental. Essa fase é conhecida como sendo arquivo:
O setor de protocolo, nos órgãos públicos, muitas vezes recebe processos que necessitam que
documentos sejam unidos a outros documentos ou a processos, em caráter definitivo, pois deles fazem
parte, prevalecendo para referência, o número do processo mais antigo. Essa ação é conhecida como:
