O controle dos documentos nos órgãos públicos é uma atividade essencial. Primeiro para evitar que documentos públicos sejam extraviados e também para permitir a localização de forma rápida e eficiente. Suponha que processos para autorização de construção civil da Prefeitura (Alvará) sejam mantidos em pastas suspensas e onde cada pasta contém o endereço completo, como nome do logradouro e número de um imóvel. O Ente Público utiliza esta metodologia para manter um histórico de cada imóvel cadastrado. Neste caso, a melhor forma de arquivamento para assegurar o objetivo pretendido seria:
Cidadão se dirige até a Prefeitura Municipal de Bituruna para protocolar um documento. O servidor público responsável por esta função deve seguir, rigorosamente, as normas vigentes para a conferência e efetivo recebimento da documentação. Em se tratando de protocolo de documentos junto ao Poder Público, está Incorreta a assertiva:
